Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Корпоративная карта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Оформление корпоративной карты
Часто корпоративная карта оформляется посредством заключения договора на открытие отдельного банковского счета компании. Но также ее можно оформить с привязкой к текущему расчетному счету.
Корпоративная карта относится к одной из существующих платежных систем, например, VISA или Mastercard. Она оформляется на директора или какого-то материально ответственного работника.
Бизнес-карта используется для:
- снятия налички с расчетного счета и безналичной оплаты расходов (включая командировочные или представительские расходы), как в рублях, так и в иностранной валюте. Использовать карту можно и в России, и за рубежом;
- проведения других операций в рублях, не запрещенных российским законодательством;
- проведения других операций в иностранной валюте, но только при соблюдении требований валютного законодательства РФ.
Что делать с корпоративной картой
Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное, не забывайте документы по каждой операции.
Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.
Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.
Как пополнить корпоративную карту
Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.
Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.
Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.
Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:
- Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
- Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
- Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
- Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
- Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
- Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
- Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.
Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.
При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:
- Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
- Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.
Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.
Как правильно использовать корпоративную и бизнес-карту
Деятельность любой организации предполагает довольно широкий спектр различных расходов: рекламных, направленных на оплату счетов, аренды, приобретения товаров, офисного оборудования, канцелярских принадлежностей и так далее. Обыкновенно сотрудники компании берут в кассе своего предприятия денежные средства, после чего они должны отчитываться по их целевому использованию. В свою очередь, оплата корпоративной картой освобождает от многих хлопот и позволяет оптимизировать хозяйственную деятельность компании.
По своей сути бизнес-карточка является одним из существующих вариантов дебетовых и кредитных банковских продуктов. Находящиеся на ней финансовые средства являются деньгами организации, расположенными на ее расчетном счете. В процессе оплаты корпоративной картой деньги списываются непосредственно с него. Во избежание крупных незапланированных затрат устанавливается лимит на вывод наличности и расходование средств. Правом пользования бизнес-карты может наделяться как один сотрудник компании, так и несколько доверенных лиц.
Банковские карты ближайших стран
Съездить в Армению, Казахстан, Узбекистан или Грузию за картой — заманчиво и многие уже реализовали такой сценарий. Также, есть посредники, открывающие карты по доверенности удаленно. Я вижу в этом способе и плюсы и существенные минусы.
Плюсы:
Возможность оплачивать сервисы, использовать карты в зарубежных поездках, оплачивать покупки в зарубежных магазинах (если найти хорошего посредника по доставке в РФ).
Минусы:
1. Частично реализовавшийся РИСК, что банки этих стран начнут блокировать счета россиян. Бизнес‑карту и счет моего партнера в Грузинском Bank of Georgia заблокировали в ноябре 2022 без объяснения причин. Мне кажется, что это не последний случай, особенно учитывая, что на конец апреля в Казахстан и Кыргызстан запланированы визиты представителей Минфина США.
2. Если посчитать все расходы, карта не кажется таким выгодным решением: Стоимость поездки и проживания, прохождение KYC (Know Your Customer) банка, во многих случаях большая комиссия при открытии или обязательное условие сразу положить на счет 3000–7000 долларов (как в Турецких банках).
3. Обязательное уведомление налоговой об открытии счета и ежегодные отчеты о движениях средств по нему. Хочу отметить, что ФНС уже начала рассылать уведомления и штрафы.
4. Систематически получать деньги на счет зарубежного банка, и при этом не вызвать вопросов со стороны местной налоговой вряд ли получится. Придется зарегистрировать компанию, оплачивать услуги бухгалтера и платить налоги. Опять же, не ясно, что будет с компаниями, зарегистрированными на граждан РФ в будущем. Моему знакомому с ВНЖ Германии принудительно закрыли счет в феврале 23, хотя транзакций с РФ не было.
5. Для того, чтобы использовать полученные зарубежом деньги, их нужно каким‑то образом перевести в Россию. SWIFT‑переводом = ограничения банка + риск закрытия счета за перевод в санкционную страну.
Зачем СБП в B2B-платежах?
В декабре 2021 года Райффайзенбанк стал первым системообразующим банком, сделавшим B2B-оплату по СБП. Пилотная межбанковская транзакция прошла между банком Точка и сервисом Raif Pay. НСПК и банки протестировали обмен информацией и финансами через новые сервисы.
B2B-сценарий в СБП похож на оплату в адрес бизнеса от физических лиц (C2B). Компания-получатель создает платежную ссылку и передает другой в виде ссылки или в виде QR-кода. Компания-плательщик проводит оплату через мобильный банк или банк-клиент. Деньги будут зачислены моментально, сервис доступен круглосуточно.
Схожесть C2B- и B2B-сценариев привносит привычные практики электронной коммерции в оплату между компаниями. Бизнес сможет создавать отдельные QR-коды для разных контрактов и получать онлайн-уведомления об оплате для учета. Ручная обработка назначения платежа также уйдет в прошлое.
Меняется и сценарий периодических выплат, т. к. в B2B-платежах СБП реализованы многоразовые платежные ссылки. В случае, например, ежемесячных выплат партнерам компании собирают платежные ссылки вместо реквизитов. Ссылки автоматически проверяются перед выплатой, и деньги уходят на счет получателя. Построение партнерских программ также станет проще.
Выбор корпоративной карты
Заказать пластиковые карты для сотрудников можно в обслуживающем банке. Если интерес представляют карты другого финансового института, необходимо будет открыть счет в этом кредитном учреждении. Выбор определяется условиями выпуска и обслуживания корпоративных карт.
Многие банки предлагают скидки у компаний-партнеров на разные товары и услуги. Поэтому выбирать карту следует не только по стоимости обслуживания, но и с учетом доступных выгод. Например, транспортному предприятию для водителей будет выгодно оформить карты, предоставляющие скидки на АЗС и в магазинах запчастей.
Организации, часто отправляющей сотрудников за рубеж, интересны будут карты со скидками в авиакомпаниях, гостиницах, пунктах проката автомобилей. Кроме того, интересны будут предложения банков, имеющих представительство в пункте назначения, так как не придется оплачивать дополнительную комиссию банку-эквайеру при снятии наличных средств.
Чтобы суммы выделенных средств не менялись при смене курса, лучше оформить валютные корпоративные карты. Но это необязательно. При снятии денег или осуществлении платежа по рублевой карте происходит конвертация средств по курсу банка.
Комиссии за услуги банка по пластику для бизнеса очень разнообразны и могут сильно различаться по кредитным учреждениям. Клиент платит за:
- выпуск карты;
- ежемесячное обслуживание;
- смс-информирование;
- получение выписок в банкоматах или на бумажных носителях;
- снятие наличных;
- пользование кредитными средствами;
- ведение счета и др.
Перед выбором карты следует внимательно изучить тарифы банка, чтобы получить самый выгодный продукт. Однако нужно учитывать, что фининститут может сменить тарифную политику, и ранее выигрышный инструмент может стать финансовой обузой.
Обращаем Ваше внимание, что оплата с корпоративной карты нерезиденту влечет за собой множество негативных последствий:
1. Вы нарушаете валютное законодательство, так как подотчетное лицо всегда действует от имени организации, а расчеты с нерезидентами в обязательном порядке должны проходить через счета в уполномоченном банке с представлением документов о валютных операциях, в том числе справках. Организацию и ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за нарушение валютного законодательства
2. При приобретении определенных услуг организация должна выступать налоговым агентом по НДС и прибыли. Если Вы уходите от исполнения обязанностей налоговых агентов, оплачивая через сотрудников, то тем самым это может быть рассмотрено как уклонение от обязанностей налогового агента со штрафами по статье 123 НК РФ, пенями, а также несдачей отчетности налогового агента и все, что вытекает из ситуации, когда организация не исполняет обязанности налогового агента
3. Налоговая инспекция может исключить все расходы по данной операции
При этом в отношении приобретения услуг Гугл организация признается налоговым агентом по НДС.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».
1. Статья: Оформление покупки через интернет-магазин
Журнал «Учет в строительстве» №4, апрель 2010
Во-вторых, разрешенными валютными операциями между организацией и ее сотрудниками являются операции по оплате и возмещению расходов физлица, связанных с командировкой за пределы России либо со служебными поездками за пределы территории РФ работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такие правила установлены Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ (подп. 9, 14 п. 1 ст. 9). Приобретение подотчетником ценностей за валюту у иностранной организации (магазина) в данном законе не предусмотрено.
2. Рекомендация: Какие валютные операции могут проводить российские организации
Список валютных операций, которые разрешено проводить с резидентами, см. в таблице.
К любым разрешенным валютным операциям есть требования:
- расчеты по таким операциям должны проходить через счета организации в уполномоченном банке или ее счета в банках, расположенных за пределами территории России (ч. 2 ст. 14, ч. 4–6 ст. 12, ч. 10 ст. 28 Закона от 10 декабря 2003 № 173-ФЗ);
- организация обязана представлять в уполномоченный банк документы, связанные с проведением валютной операции (ч. 2 ст. 24 Закона от 10 декабря 2003 № 173-ФЗ);
- при расчетах с нерезидентами в установленных валютным законодательством случаях необходимо проводить репатриацию валютной выручки (ст. 19 Закона от 10 декабря 2003 № 173-ФЗ).
Станислав Котович, заместитель директора правового департамента Минфина России
3. Рекомендация: Кто должен выполнять обязанности налогового агента по НДС
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, в ряде случаев она выступает налоговым агентом по НДС. Эти случаи перечислены в статьях 161 и 174.2 Налогового кодекса РФ. Организации, которые освобождены от уплаты НДС по статье 145 Налоговогокодекса РФ, тоже должны исполнять обязанности налоговых агентов (п. 2 ст. 161 НК РФ).
Права и обязанности налоговых агентов перечислены в статье 24 Налогового кодекса РФ. О том, должен ли налоговый агент удерживать НДС из доходов, которые выплатил в натуральной форме, см. Какие права и обязанности есть у налоговых агентов.
Кого признают налоговым агентом
Российская организация выступает налоговым агентом по НДС, если:
- приобретает или безвозмездно получает товары (работы, услуги, в т. ч. электронные услуги) у иностранных организаций и предпринимателей, не состоящих в России на налоговом учете (п. 1 ст. 161 НК РФ, письмо Минфина России от 15 июня 2015 г. № 03-07-08/34227). При этом сама организация должна состоять на учете в налоговой инспекции (п. 2 ст. 161, п. 9 ст. 174.2 НК РФ), а местом реализации товаров (работ, услуг) должна быть территория России (п. 1 ст. 161, ст. 147, 148 НК РФ). Приобретая товары (работы, услуг) у иностранных граждан, не зарегистрированных в России или за рубежом в качестве предпринимателей, российская организация налоговым агентом не признается (письма Минфина России от 27 декабря 2012 г. № 03-07-08/350, от 6 июня 2011 г. № 03-07-08/166 и от 5 марта 2010 г. № 03-07-08/62);
Как проводятся расчеты по корпоративной карте
Бухгалтерия после получения отчетов от ответственных должностных лиц о расходовании средств с корпоративных карт сверяет данные с банковскими выписками. При выявлении недостач, связанных с необоснованным или нецелевым расходом средств с корпоративной карты, сумму ущерба предприятие может удержать с сотрудника при выполнении ряда условий:
В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.
Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте
Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.
Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.
Какие документы нужно предоставить для обоснования расходов по корпоративной карте
Вы можете прийти в любой из магазинов и произвести оплату бизнес-картой. Деньги спишутся со счета, а вы заберете товар. Главное, не забыть при этом попросить у продавца все необходимые документы.
В магазине вы можете получить:
- товарную накладную;
- счет-фактуру;
- кассовый или товарный чек;
- акт об оказании услуг;
- приходный кассовый ордер.
Если вы сотрудничаете с поставщиков и заключили договор, он также может служить закрывающим документом.
Он должен содержать все обязательные реквизиты, которыми являются:
- наименование самого документа;
- номер документа;
- порядковые номера товарных позиций;
- дата (должна совпадать с датой совершения операции);
- наименование поставщика (должна быть указана организационно-правовая форма и наименование);
ИНН поставщика; - перечень предоставленных услуг либо проданных товаров (по наименованию, количеству, стоимости за каждую единицу товара);
- расшифровку подписи продавца либо менеджера (в обязательном порядке должна быть указана должность, ФИО, подпись ответственного лица, отпустившего товар и принявшего оплату);
- печать организации при ее наличии.
Если эти документы будут отсутствовать, то денежные средства, которые были списаны по корпоративной карте (независимо от цели), будут облагаться налогами. Если расход экономически обоснован, вы можете спокойно проводить операции.
В случае отсутствия документов в течение месяца на последнее число этого месяца бухгалтер должен начислить налоги. То есть на сумму произведенных расходов можно начислить 13% НДФЛ и 31% страховых взносов за сотрудников, за которыми числятся расходы.
Если документы предоставлены позже, налоги можно пересчитать. Сумма страховых взносов и НДФЛ, которые перечислены в бюджет, уйдет из учета, а физически перечисленные деньги останутся в качестве предоплаты, либо вы сможете в дальнейшем вернуть их себе на расчетный счет. Это нужно для соблюдения хронологии учета. При проверке инспекторы отследят этот недочет.
Для чего нужны корпоративные карты
Бизнес-карта — незаменимый инструмент для любой компании: от субъекта МСП до международной корпорации. Она помогает ускорить работу бухгалтерии, контролировать траты персонала, устанавливать ограничения, расплачиваться как онлайн, так и офлайн.
Карты для юрлиц используют для получения наличных и оплаты товаров и услуг, которые связаны с хозяйственной или основной деятельностью фирмы. В том числе накладных, командировочных, представительских, транспортных и других.
С их помощью можно сократить затраты:
- На обмене валют в зарубежных поездках — при оформлении валютного картсчета
- На обслуживание расчетного счета
- На комиссиях при снятии денежных средств в банкомате
Чтобы сотрудники не тратили слишком много, можно:
- Настроить лимит на операции — за месяц, день и общий
- Следить за чеками с детализацией затрат в личном кабинете или мобильном приложении
- Ограничить категории покупок
В законодательство не установлены цели использования корпоративной карточки. Поэтому их определяет организация самостоятельно с учетом условий и возможных ограничений договора с банком на обслуживание корпокарты. Но следует помнить, что они должны быть связаны с деятельностью организации.
Например, с использованием корпоративной карты можно оплатить следующие расходы:
- покупки, связанные с деятельностью компании,
- представительские расходы (в пределах Республики Беларусь),
- представительские расходы (за рубежом)
- командировочные расходы
- хозяйственные расходы (например, услуги парковки),
- другие расходы производственной направленности.
Использование корпоративной карточки
Банковская платежная карточка, выпущенная и используемая по договору, заключенному между банком-эмитентом и организацией, является корпоративной. Корпоративная карточка, обеспечивающая доступ к счетам, на которых хранятся собственные средства организации, является дебетовой. Указанная карточка позволяет использовать средства на этих счетах в пределах остатка денежных средств на них и (или) лимита овердрафта, установленного договором об использовании карточки (ч. 1 п. 2 Инструкции № 341, п. 17 Инструкции № 1492).
Держатели корпоративных дебетовых карточек, выданных к счетам клиентов в белорусских рублях или иностранной валюте, могут использовать их для получения, внесения наличных денежных средств, проведения безналичных расчетов на территории РБ и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки (п. 25 Инструкции № 34).
Конкретный перечень операций, при которых может быть использована корпоративная карточка, законодательством не установлен. Поэтому их определяет организация самостоятельно с учетом условий деятельности и возможных ограничений, устанавливаемых банком в договоре об …
Выбор корпоративной карты
Заказать пластиковые карты для сотрудников можно в обслуживающем банке. Если интерес представляют карты другого финансового института, необходимо будет открыть счет в этом кредитном учреждении. Выбор определяется условиями выпуска и обслуживания корпоративных карт.
Многие банки предлагают скидки у компаний-партнеров на разные товары и услуги. Поэтому выбирать карту следует не только по стоимости обслуживания, но и с учетом доступных выгод. Например, транспортному предприятию для водителей будет выгодно оформить карты, предоставляющие скидки на АЗС и в магазинах запчастей.
Организации, часто отправляющей сотрудников за рубеж, интересны будут карты со скидками в авиакомпаниях, гостиницах, пунктах проката автомобилей. Кроме того, интересны будут предложения банков, имеющих представительство в пункте назначения, так как не придется оплачивать дополнительную комиссию банку-эквайеру при снятии наличных средств.
Чтобы суммы выделенных средств не менялись при смене курса, лучше оформить валютные корпоративные карты. Но это необязательно. При снятии денег или осуществлении платежа по рублевой карте происходит конвертация средств по курсу банка.
Комиссии за услуги банка по пластику для бизнеса очень разнообразны и могут сильно различаться по кредитным учреждениям. Клиент платит за:
- выпуск карты;
- ежемесячное обслуживание;
- смс-информирование;
- получение выписок в банкоматах или на бумажных носителях;
- снятие наличных;
- пользование кредитными средствами;
- ведение счета и др.
Перед выбором карты следует внимательно изучить тарифы банка, чтобы получить самый выгодный продукт. Однако нужно учитывать, что фининститут может сменить тарифную политику, и ранее выигрышный инструмент может стать финансовой обузой.
Расчёты в рублях и снятие наличных: без ограничений.
Расчёты в валюте: не работают с нерезидентами РФ и их дочерними компаниями. С 12 марта 2022 года банк отключат от SWIFT — это затруднит расчёты в валюте, но не остановит их. Сервисы и формы валютного контроля работают как обычно.
Платежи корпоративными картами: не работают за границей. Действующие карты продолжат работать в России. Все карты, даже иностранных платёжных систем, банк сделал бессрочными. Перевыпускать их больше не надо.
Эквайринг: Работает, если клиент платит любой картой российского банка. Не проходят платежи через Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay.