Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы: необходимо и достаточно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
Если сотрудник ранее нигде не работал, то по его заявлению работодатель обязан завести книжку. Раньше с работника взималась плата, размер которой зависел от расходов работодателя на оформление трудовой книжки. С 2022 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любом момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются трудовая инспекция и Пенсионный фонд РФ. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Вне зависимости от того, в какой форме ведутся трудовые книжки сотрудников, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кроме того, обязательно ведение приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей. В ней работодатель фиксируется факт выдачи бумажных трудовых при увольнении сотрудников. Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Должность специалиста по кадровому учёту является во многом начальной, но и она требует стремиться к дальнейшему развитию:
-
Читайте и занимайтесь по книгам. Вам надо поддерживать актуальными свои знания в сфере законодательства и кадрового делопроизводства. А различные самоучители помогут подготовиться к дальнейшему росту по карьерной лестнице.
-
Ищите программы повышения квалификации. Ваша должность при желании даёт перспективы дальнейшего движения. Изучайте новые тренды, к примеру, решения для автоматизации, тот же электронный документооборот. Они помогут упростить вашу работу и повысить её продуктивность.
-
При любом опыте, специалисту важно иметь практику. Обеспечит её трудоустройство по профилю. Если вы начинающий специалист, вам будет полезно пройти стажировку.
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Кадровая документация
Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.
Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.
Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:
- плановые кадровые документы;
- документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
- нормативные кадровые документы;
- документы по оценке трудовой деятельности;
- учетные кадровые документы;
- отчетно-статистические кадровые документы;
- финансово-бухгалтерские кадровые документы;
- документы по социальному обеспечению;
- личные документы работников.
Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.
Кем могут вестись журналы учета в кадровом делопроизводстве?
Обычно, составлением и ведением данной документации занимаются кадровые специалисты, но руководитель компании может назначать и другое ответственное лицо из числа бухгалтеров или прочих штатных сотрудников. Все зависит от того, насколько большой численностью подчиненных располагает предприниматель, и у кого из них имеется достаточная квалификация для выполнения определенных трудовых обязанностей.
В мелких компаниях, где отсутствует необходимость вести учет, к примеру, командировочных или любых других данных из-за небольшого штата работников, данные обязанности могут возлагаться даже на секретаря. Но необходимо помнить, что работник обязан быть достаточно внимательным и ответственным, иначе проверяющие органы после обнаружения каких-либо ошибок в журналах, могут выносить руководителю требования заплатить штраф и ликвидировать несоответствия с государственными законами.
Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.
Обязательные кадровые документы
Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда… Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.
|
Вид документа |
Назначение |
Норма, предусматривающая его наличие |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения работников, режим работы и отдыха, применяемые дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и т.д. |
ст. 189 ТК РФ |
|
График отпусков |
Устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков |
ст. 123 ТК РФ |
|
Штатное расписание |
Закрепляет структуру, численность и состав персонала, названия должностей |
ст. 57 ТК РФ |
|
Журнал инструктажа по охране труда |
Подтверждает, что работники успешно прошли обучение по охране труда |
ст. 212 ТК РФ |
|
Инструкции по охране труда |
Устанавливают нормы безопасного поведения на рабочих местах |
ст. 212 ТК РФ |
|
Табель учета рабочего времени |
Фиксирует фактически отработанное сотрудниками время и служит основанием для начисления зарплаты |
Постановление Госкомстата России №1 от 5.01.2004 |
|
Положение о персональных данных работников |
Регламентирует состав, порядок обработки и хранения персональных данных, условия их передачи третьим лицам, получение согласия на обработку |
ст. 88 ТК РФ |
|
Положение об оплате труда и премировании |
Закрепляет выбранную работодателем систему оплаты труда (в том числе сверхурочного) и поощрения сотрудников |
ст. 135 ТК РФ |
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
Отражает данные о получении от работников и выдаче на руки оформленных трудовых книжек |
|
|
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них |
Отражает данные о поступлении и расходовании незаполненных бланков |
Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 |
Это минимум, о наличии которого должен позаботиться кадровик. Как только в организации появляются наемные сотрудники, обязательный список расширяется за счет документов индивидуального характера: трудовых договоров , приказов о приеме на работу, личных карточек. Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления договоров.
Часть документов — например, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются из года в год. Изменения вносятся только по мере необходимости. Другие с определенной регулярностью составляются заново: график отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно, график сменности — по завершении учетного периода и т.д.
Обязательны кадровые документы, которые требует наше государство
| Документ | Использование | Комментарий |
| Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статьи 56, 189, 190 ТК РФ, хранить 1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня) |
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. | на самом деле нужна вещь, если в штате более 100 человек. Рекомендую обратить на документ внимание и перераотать его в соответствии со своими требованиями к дисциплине |
| Положение о защите персональных данных работников. Статьи 86, 87, 88 ТК РФ. Можно установить 5 лет хранения ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) | При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. | ну, это только недавно придумали. Сами бы сначала научились наши данные охранять, а потом заставляли малые предприятия тратиться на охрану, что кстати если грамотно подойти к этому вопросу будет стоить дороже многих этих самых малых предприятий |
| Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка). Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — Постоянно (ст. 32 Перечня) | Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. | можно для отписки, но опять же при появлении кадрового отдела является инструментом контроля численности сотрудников. У меня, к примеру был прецедент, когда нач склаа перебрал 30% по штатке, за что был уволен кадровик. |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) | Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. | ничего об этом не знаю 🙂 Знаю чтолько что готовят уже несколь лет закон об отмене трудовых. |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет (при ликвидации компании сдается в архив города, где 75 лет) | Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. | ну надо, так надо. Главное ответственное лиуо ознакомить с этими пунктами и точки контроля поставить со сроками не реже раза в пол года. |
| Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании. Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ. Необязаьельное хранение, можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) | При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. | Очень важный документ. Помогает при грамотном использовании снять нагрузку по многим вопросам: «Полагается ли премия при рождении ребенка» и тп. Я создал и опубликовал данный документ при численности 500 человек, так как каждый день стал разяснять правила премирования и расчета отпускных |
| Положение о системе обучения. Статьи 196, 197 ТК РФ Хранить — Постоянно | При наличии системы обучения в организации. | Уж не знаю насколько важно положение, на мой взляд важно само обучение. |
| Положение об аттестации работников. Статья 81 ТК РФ Хранить — Постоянно | При проведении аттестации по решению работодателя. | |
| График отпусков. Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 1 год (ст. 356 Перечня) | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. | Вот этот документ необходим что бы менеджеры сренего звена не распустили весь персонал в пик сезона отдыхать |
| Трудовой договор. Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня) | Заключается в письменной форме с каждым работником. | Отличный документ, очень важен и для руководства. Нельзя к нему отнестись халатно, так как является главным документом в суде при трудовых спорах. А они будут, поверьте, люди все разные. |
| Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям. — Хранить — Постоянно | Принимаются по решению работодателя. | Я считаю их пережитком. К тому же в больинстве своем они составляются не правильно, не описывая контрольные точки бизнес процессов. «отвечает за работу отдела» — часто приходится видеть в таких документах. Что это обозначает — никто не знает |
| Приказы о приеме на работу. Статья 68 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. | |
| Приказы о переводе на другую работу. Статья 72.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). | |
| Приказы об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Обязательно требовать правильно оформление, если не хотим потом иметь проблемы с трудовой инспекцией | |
| Приказы по основной деятельности. Хранить — 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) | Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело. | Приказ вещь хорошая, но в крупных компаниях приказы надо подкреплять изменением регламентов, иначе рискуем получить постоянные несоблюдения при текучке кадров |
| Приказы о предоставлении отпусков. Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 5 лет | Издаются на основании графика отпусков или заявления работника | Обязательная вещь для трудовых споров особенно при увольнении. При чем по новым требованиям роботодатель ОБЯЗАН выгнать работника минимум на две недели. Если работник все же получил компенсацию, то надо этот вопрос с ним решить. |
| Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Статья 128 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня) | Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). | |
| Личная карточка работника (форма Т-2). Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225(п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня) | Ведется на каждого работника. | у нас это все ведется в электронном виде на корпоративном сервере, где сам сотрудник вносит анкетные данные, а остальные подразделения ведут закрытые разделы о сотруднике. |
| Трудовая книжка. Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив | Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. | |
| Договоры о полной материальной ответственности. ст. ст. 243, 244 ТК РФ Хранить — 5 лет | Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. | Очень важная точка для контроля, так как руководители таких подразделений часто свои обязанности «забывают» |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» | Рекомендуемый | |
| Журнал учета работников, прибывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» | Рекомендуемый | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности. Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД(рекомендательно) Хранить — 5 лет | Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу. Хранить — 75 лет | То же | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении. Хранить — 75 лет | То же | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков. Хранить — 50 лет | То же | |
| Журнал регистрации командировочных удостоверений. Хранить — 5 лет | То же | |
| Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 1 год (ст. 281 Перечня) | Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником | Можно применять электронные системы, но с обязательной распечаткой и визированием |
| График сменности при сменной работе. Статья 103 ТК РФ Хранить — 1 год | Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие. | |
| Журнал учета мероприятий по контролю. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ Хранить — 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня) | Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица | |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий. Положение об аттестации работников предприятия Хранить — 15 лет | Оформляются аттестационной комиссией | |
| Табели и наряды работников вредных профессий. Часть 3 статьи 91 ТК РФ Хранить — 75 лет | Составляются ежемесячно. | Самое смешное, что зачастую мы не подозреваем какие профессии вредны. Например грузкик — это вредная профессия и надо организовывать для них каждый год медосмотр |
| Списки работающих на производстве с вредными условиями труда. Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 Хранить — 75 лет | Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. | |
| Списки работников, уходящих на льготную пенсию. Хранить — 50 лет | ||
| Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;. То же Хранить — 5 лет | ||
| Инструкции по охране труда по профессиям. Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — Постоянно | ||
| Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями). Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — 10 лет | Важная часть. Особенно по технике безопасности. Если не ознакомился и прошиб голову то виноват директор. | |
| Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования. Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90(в ред. от 06.02.2001) Хранить — 5 лет | Кто бы знал что грузчики — это вредная профессия? | |
| Акты о несчастных случаях. Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 Хранить — 45 лет | Не дай как говориться бог. Стараться выводить такие случаи за пределы организации, договариваясь с сотрудниками. Трудовая инспекция не даст житья если произойдет ЧП, что в общем то по человеческий и правильно |
Перевести кадры в цифру — ответственная задача. Важно найти систему, полностью соответствующую требованиям законодательства, и перенести туда без потери всю кадровую документацию. Если пошагово следовать готовым правилам, то у вас всё получится легко и без лишних хлопот.
Итак, рассмотрим обязательные шаги для перевода кадровых документов в цифру:
- Подготовить перечень документов, подлежащих цифровизации;
- Оформить приказ о переходе на систему КЭДО и разработать регламент работы с ней;
- Уведомить сотрудников о переводе документов в электронный формат и получить от них согласия;
- Выбрать систему для цифровизации КДП и утвердить проект внедрения;
- Оформить выпуск электронных подписей для сотрудников;
- Начать пользоваться системой.
Конечно, вам понадобится некоторое время, чтобы освоиться в системе и свободно её эксплуатировать. Но когда вы пройдёте адаптационный период, вы будете получать удовольствие от быстрой и удобной работы с кадрами.
Необходимость ведения кадровой документации
Кадровое делопроизводство оказывает большое влияние как на функционирование самой организации, так и на её конкретных работников. Именно поэтому к оформлению кадровых документов выдвигаются высокие требования, а их ведение часто проверяется контролирующими органами.
Кадровая документация важна прежде всего тем, что является ценной с юридической точки зрения. Она чётко обозначает права и обязанности сторон трудового договора, что нередко позволяет избежать споров и судебных разбирательств. В случае возникновения судебных исков при помощи правильно оформленных специалистом по кадровому делопроизводству документов предприятие может доказать свою правоту и избежать выплат.
Кадровое делопроизводство является социально значимым. Например, расчёт трудового и страхового стажа (для получения льгот или выхода на пенсию) производится на основании записей в трудовой книжке.
Действующее законодательство строго регламентирует ведение кадровой документации. Нарушения караются штрафными санкциями.
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Стоит отметить, что ЛНА имеют, как правило, одностороннюю природу разработки. ЛНА — это внутренние «законы» компании, разработанные работодателями (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), на которые не может влиять работник.
Локальные нормативные акты регулируют те особенности трудовых отношений работника и работодателя, которые специфичны исключительно для трудовых отношений конкретной организации. Например, правилами внутреннего трудового распорядка можно установить такие нюансы, как режим работы, размер доплаты в ночное время и т. д.
К сведению. В начало любого ЛНА целесообразно включить все понятия и определения, которыми оперирует данный акт. Однако нет необходимости переписывать статьи ТК РФ. Этот документ должен быть лаконичным, емким, ясным и понятным для работодателя и работника.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
По сути, это «конституция» организации.
К сведению. Если в компании есть представительный орган работников, то ПВТР утверждаются работодателем с учетом его мнения. Кроме того, возможна процедура согласования с представительным органом работников, где необходимы подписи обеих сторон (ст. 8 ТК РФ).
Процедура учета мнения профсоюза при разработке ПВТР следующая:
— проект ПВТР и обоснование по нему направляются в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников;
— выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня его получения направляет работодателю в письменной форме мотивированное мнение по проекту;
— если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения;
— при недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять ПВТР, которые могут быть обжалованы выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд.
Отметим, что часто ПВТР являются приложением к коллективному договору (при условии, что в организации заключен коллективный договор). Но это не означает, что работодатель не сможет утвердить ПВТР как самостоятельный ЛНА.
Положение об оплате труда прямо не предусмотрено как обязательный ЛНА, в отличие от тех же ПВТР. Однако, согласно ст. 135 ТК РФ, заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Кстати, во многих организациях еще есть Положения о премировании (о материальном стимулировании, поощрении, вознаграждении по итогам работы и т. п.).
Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Соответственно, если у работников вся система оплаты труда содержится в заключенном трудовом договоре, то положение об оплате труда не будет являться обязательным. Но такая ситуация маловероятна. Если в трудовом договоре устанавливается только оклад, а фактически дополнительно выплачиваются различные премии, бонусы, компенсационные выплаты, то положение об оплате труда переходит в категорию обязательных ЛНА.
К сведению. Обратите внимание: в соответствии со ст. 135 ТК РФ, если работодатель все же решил разработать положение об оплате труда и в организации есть профсоюз, то так же, как и правила внутреннего трудового распорядка, данный ЛНА принимается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (в аналогичном порядке).
Положение о персональных данных работников является обязательным ЛНА и регулируется ст. 86 ТК РФ и специальным законом, указанным в Таблице 2 (на стр. 53).
Работодатель при приеме на работу сотрудников должен взять с них согласие на обработку персональных данных. Чтобы не увеличивать объем документооборота, можно в трудовой договор включить следующее положение: «Заключая настоящий трудовой договор, я даю согласие на обработку своих персональных данных в соответствии со ст. 86 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
К сведению. Если организацию ожидает проверка контролирующих органов в отношении персональных данных, а у работодателя нет положения об оплате труда и согласий от работников на обработку персональных данных, то не стоит переживать — данные документы можно сформировать и подписать до начала проверки. О сроках проверки работодатель может узнать из планов проверок на официальных сайтах Генеральной прокуратуры и Государственной инспекции труда, которые публикуются в конце года (обычно в конце декабря), предшествующего проверочным мероприятиям.
Должностные инструкции (инструкции по профессии прямо не предусмотрены ТК РФ, однако могут быть разработаны в качестве ЛНА, если в трудовых договорах работников не описаны трудовые функции. Данная позиция отражена в письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 N 4412-6. Особенно удобно иметь должностные инструкции (инструкции по профессии) в качестве ЛНА в большой организации. Кстати, они могут быть оформлены и как приложение к трудовому договору.
Законодательство не регламентирует четкие формы и правила разработки должностной инструкции (инструкции по профессии). Должностная инструкция (инструкция по профессии) оформляется на усмотрение работодателя. Чем подробнее будут прописаны квалификационные требования, трудовые функции, сроки выполнения заданий и предоставления отчетности, тем легче будет сотрудничать работнику и работодателю.
К сведению. Имейте в виду: если работодатель заключил с работником трудовой договор, но не описал в нем подробно трудовую функцию и не ознакомил с должностной инструкцией, он несет риск нечеткого выполнения задач и невозможности повлиять на сотрудника.
Положение о коммерческой тайне также прямо не предусмотрено ТК РФ, однако ряд статей кодекса регулирует отношения, касающиеся коммерческой тайны. И если трудовая функция работника связана с такими сведениями, то положение о коммерческой тайне в организации должно быть в наличии. Кроме того, если в компании будет отсутствовать подобный акт, уволить работника за разглашение коммерческой тайны будет непросто.
На основании лишь одного пункта в трудовом договоре о том, что работник обязан не разглашать коммерческую тайну, не может быть обеспечен режим ее сохранности. Определение, разграничение информации, составляющей коммерческую тайну, перечень сотрудников, допущенных к подобным сведениям, — все это устанавливается названным документом.
К сведению. Работодателю для разработки внутренних документов целесообразно установить порядок их составления и утверждения. Например, назначить ответственного за подготовку ЛНА (обычно это руководитель отдела персонала), лиц, обязанных предоставить информацию, установить сроки предоставления данных по всем подразделениям и пр.
Положение об аттестации — необязательный ЛНА; он переходит в категорию обязательных в том случае, если работодатель увольняет работников по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации).
Документы, не являющиеся ЛНА
Есть категория актов организации, которые не относятся к ЛНА, но за их отсутствие работодатель понесет ответственность. Это, например, приказы о приеме, переводе и увольнении работников, приказы о предоставлении отпуска и пр.
Вопрос. Необходимо ли вести следующие кадровые документы и какова ответственность за их отсутствие в организации: журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; журнал регистрации приказов о командировках работников; журнал регистрации командировочных удостоверений; журнал регистрации служебных заданий; журнал регистрации локальных нормативных актов; журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; журнал учета больничных листов?
Отвечает эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Наталия Павлова
Прежде всего отметим, что единый нормативный правовой акт, в котором установлен перечень кадровых документов, включая журналы, которые должны в обязательном порядке вестись кадровыми службами, отсутствует. Поэтому ниже мы приведем лишь примерный перечень кадровых документов, которые должны быть в любой организации и которые, как правило, требуют инспекторы при проверке соблюдения работодателем трудового законодательства:
— трудовые договоры (оформление должно соответствовать требованиям ст. 56-59 ТК РФ);
— трудовые книжки работников (ст. 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69);
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Правила);
— книга учета движения трудовых книжек (Правила);
— утвержденные руководителем формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (за основу можно взять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1);
— правила и инструкции по охране труда, журнал инструктажа по охране труда (ст. 212 ТК РФ, Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ N 1, Минобразования РФ N 29 от 13.01.2003);
— комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК РФ);
— штатное расписание (ст. 8 ТК РФ);
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 8, 21, 22 ТК РФ);
— положение о хранении и использовании персональных данных работника (ст. 87 ТК РФ);
— копии документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ (документы об образовании, о квалификации, наличии специальных знаний, документы воинского учета — военный билет, приписное свидетельство и т. п.);
— документы, подтверждающие прохождение работником предварительных медицинских осмотров (если сотрудники подлежат обязательному медицинскому осмотру (ст. 69, 266, 328, 331 ТК РФ));
— листки временной нетрудоспособности;
— графики отпусков (ст. 123 ТК РФ);
— документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (приказы, докладные и объяснительные записки и т. п. (ст. 193 ТК РФ));
— договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками (если эта ответственность предусмотрена для данной категории сотрудников (ст. 243, 244 ТК РФ));
— документы об аттестации рабочих мест (ст. 212 ТК РФ).
К документам, которые в организации не обязательны, но желательны, можно отнести:
— положения о структурных подразделениях;
— положения о персонале;
— должностные инструкции;
— положение об аттестации работников;
— положение о премировании и т. д.;
— коллективный договор (ст. 8, 21, 22 ТК РФ).
Обязанность работодателя вести перечисленные в вопросе журналы регистрации (учета) не установлена ни ТК РФ, ни каким-либо другим нормативным правовым актом. В то же время ведение таких журналов не запрещено и поэтому может быть предусмотрено локальным нормативным актом, устанавливающим порядок кадрового делопроизводства у данного работодателя. Таким образом, с целью систематизации информации об изданных приказах и обеспечения более удобного поиска нужного документа организация вправе (но не обязана) вести в свободной форме соответствующие журналы регистрации (учета) кадровых документов.
Работодателям, даже не очень крупным, стоит иметь в виду, что обязательные ЛНА в организации — это не прихоть кадровика и не формальность, ведь последствия отсутствия обязательных ЛНА в организации следующие: — привлечение работодателя к административной ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ;
— при отсутствии положения об оплате труда работодатель не сможет отнести премии и другие выплаты к расходам на оплату труда в соответствии со ст. 255 Налогового кодекса РФ;
— материальная ответственность согласно ст. 236 ТК РФ;
— восстановление судом на рабочем месте работника, уволенного по основанию, предусмотренному ч. 3 ст. 81 ТК РФ.