Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения документов ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Сроки хранения документов
В ходе хозяйственной деятельности у каждого индивидуального предпринимателя скапливается большое количество документов, которые необходимо хранить определенное действующим законодательством время.
Существует три категории установленных сроков:
- до 10 лет — временное хранение;
- более 10 лет — долгосрочное. Целесообразность хранения документов определяется экспертизой в соответствии с утвержденным перечнем их типов. Каждому виду документов определен свой период хранения;
- постоянное хранение.
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Сколько хранить бухгалтерские документы ИП
Налоговые документы ИП хранятся четыре года, бухгалтерские — пять. Например, счет-фактура — это налоговый документ, потому что она применяется для учета НДС, а накладные, акты и универсальные передаточные документы — бухгалтерские, потому что фиксируют деятельность предпринимателя, его доходы и расходы.
Бухгалтерский документооборот сложный процесс, поэтому лучше хранить отчеты пять лет. На электронные документы распространяются те же правила. Срок хранения документов ИП по бухгалтерии считается с начала налогового периода.
Также может быть интересно:
Что делать, если ИП не сдавал отчетность: штрафы и последствия
Как получить кредит ИП
Как получить налоговый вычет за ККТ для ИП на УСН
Особенности исчисления сроков предпринимателем
Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, устанавливаемые НК РФ.
Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 14 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).
Необходимо отметить, что период хранения книги полученных доходов для ИП-упрощенцев, указанный в перечне, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, отличается от общих налоговых сроков. Согласно перечню этот документ должен храниться постоянно.
О том, какие сроки хранения устанавливает приказ № 558 для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
О длительности хранения документов
Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.
У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.
Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.
Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.
Срок хранения документов ИП: основные нормативы
С 18 февраля 2020 года основной нормативный акт, устанавливающий сроки хранения документов хозяйствующими субъектами (как ИП, так и юридическими лицами) — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Он заменил приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, которые до этого применялся долгое время. Кроме того, сроки хранения многих документов регулируются также положениями НК РФ — в частности, статьей 23 Кодекса, а также законодательством о бухгалтерском учете.
Так или иначе, приказ № 236 и НК РФ — основные нормативные акты, определяющие то, каков срок хранения первичных документов ИП, бухгалтерской и кадровой документации предпринимателя. Отметим, что отдельным приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, введена инструкция по практическому применению нормативов, утвержденных в отношении различных документов приказом № 236.
Рассмотрим, какие актуальные сроки по хранению ключевых документов ИП как хозяйствующего субъекта установлены действующим законодательством (в том числе новым нормативным актом от Росархива).
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?
Ответ:
Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.
2.Вопрос №2:
Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?
Ответ:
Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Сроки хранения отдельных документов
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приемке, сдаче и списании имущества, накладные и другие) 1 | 5 лет |
| Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и другие) 1 | |
| Кассовые книги, оборотные ведомости | |
| Книги регистрации счетов, доверенностей, платежных документов | |
| Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики | |
| Расчетные (расчетно-платежные) ведомости 2 | |
| Акты документальных ревизий; акты проверок кассы, правильности взимания налогов 1 | |
| Договоры, соглашения всех видов | |
| Справки, акты, обязательства, переписка по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям | |
| Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов | |
| Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах 3 | |
| Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов, об освобождении от них, о предоставленных льготах, отсрочках по уплате налогов | |
| Договор банковского счета | |
| Переписка о финансово-хозяйственной деятельности | |
| Бухгалтерская и статистическая отчетность, балансы организации, объяснительные записки к ним; отчеты по налогам: |
|
| — годовые | Постоянно |
| — квартальные | 5 лет (при отсуствии годовых—постоянно) |
| — месячные | 1 год (при отсуствии годовых, квартальных—постоянно) |
| Лицевые счета работников | 75 лет |
| Личные дела: | |
| — руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени | Постоянно |
| — остальных работников | 75 лет |
| Трудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (включая временных) | |
| Документы лиц, не принятых на работу | 1 год |
| Перечень лиц, имеющих право подиси первичных документов | До замены новыми |
| Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке имущества организации | Постоянно |
| Акты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации | |
| Документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами |
Сколько времени ИП должен хранить документы?
Цитата (Российский налоговый портал 28.04.2014 ):Сколько лет ИП должен хранить документы?
В отношении налогоплательщика, в том числе индивидуального предпринимателя, проводятся два вида налоговых проверок – камеральная и выездная.
ИП обязан обеспечить возможность должностных лиц налоговых органов, проводящих выездную налоговую проверку, ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов.
При проведении выездной налоговой проверки у налогоплательщика могут быть истребованы необходимые для проверки документы (ст. 93 НК РФ).
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ на налогоплательщиков возложена обязанность по обеспечению сохранности данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе документов, подтверждающих получение индивидуальным предпринимателем доходов и осуществление расходов) в течение четырех лет.
Согласно п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утв. приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 г.) индивидуальные предприниматели обязаны в течение четырех лет хранить первичные учетные документы, Книги учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
Эти положения, в том числе, касаются и физических лиц, которые прекратили предпринимательскую деятельность и утратили статус индивидуального предпринимателя (письмо Минфина России от 11.05.2012 г. № 03-02-08/45).
В отношении сроков хранения документов по страховым взносам в ПФ РФ, ФСС РФ и ФФОМС, согласно подп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.
главный юрист отдела налогового права
компании ООО «НАФКО-Консультанты»
Назарова Гюльнара
>Хранение документов ИП
Если документы потеряны или испорчены
Штрафные санкции для тех, кто не может предоставить первичные бумаги по бухгалтерскому учёту, счет-фактуры, для тех, кто ведёт документацию не систематически — достаточно мощные. Если вы попались более двух раз за год, по статье 120 НК РФ, штраф выйдет не меньше десяти тысяч рублей.
Если документы оказались потерянными, их срочно нужно восстанавливать. С документами вроде актов и накладных всё проще. Их можно запросить на повтор у контрагентов.
А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д. Расследование ведёт соответствующая служба, к которой конкретный документ относится. После расследования, создаётся акт, который переходит в налоговое ведомство, где и обозначают сроки восстановления утраченных документов.
Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.
Те документы, у которых уже прошёл установленный срок хранения можно утилизировать. Это делается с помощью специального оборудования — шредеров, либо же путём сжигания. Относитесь к этому внимательно и случайно не сожгите лишнее — например ещё действующие документы.
Сколько раз можно открывать и закрывать ИП
Алгоритм регистрации понятен, а после закрытия ИП, когда можно открыть снова? Ответ зависит от того, по какой причине была закрыта фирма. В случае добровольной ликвидации никаких ограничений по времени повторной регистрации бизнеса нет. Иное дело – принудительное закрытие по судебному решению. Это происходит при банкротстве ИП или наложении судебного запрета на ведение деятельности.
Если предприниматель был признан несостоятельным, то есть банкротом, открыть ИП заново можно не ранее, чем через 5 лет. Приостановление прав производится на основании п. 2 стат. 216 Закона № 127-ФЗ от 26.10.02 г. За отчетную дату берется завершение реализации активов физлица или прекращение судебного производства в ходе процедуры неплатежеспособности. Копия решения суда направляется в регистрирующий орган – подразделение ИФНС, где предприниматель состоял на учете. После истечения ограничительного срока гражданин может заново заниматься бизнесом, во время действия ограничений запрещено не только открывать ИП, но и каким-либо образом участвовать в управлении юрлицами (п. 4 стат. 216 Закона № 127-ФЗ).