Кадровое делопроизводство–пошаговая инструкция, с чего начать документооборот

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство–пошаговая инструкция, с чего начать документооборот». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

• подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
• отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
• стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка государственного (муниципального) служащего формы № Т-2ГС (МС), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Рассмотрим некоторые особенности заполнения этой формы.

Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения формы № Т-2ГС (МС) признаются следующие документы:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– другие сведения о работнике.

Напомним, в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Укажем некоторые особенности заполнения данной формы по сравнению с формой № Т-2.

В п. 7 раздела I «Общие сведения» указывается ученая степень служащего: кандидат наук, доктор наук, а также код по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412.

В п. 8 карточки формы № Т-2ГС (МС) отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный, стаж государственной службы для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Рассмотрим порядок заполнения личной карточки государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС)).

Учет приказов о предоставлении отпусков и командировании работников ведется в специальном журнале.

Организации могут использовать форму журнала, как утвержденную министерствами и ведомствами, так и разработанную специалистами отдела кадров.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Оформляются отпуска, предоставляемые в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).

Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку.

Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию приказа (распоряжения).

Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.

Дополнительные кадровые документы

К документам, которые обязательно должны быть оформлены в случае наступления определенных обстоятельств, относятся:

• Коллективный договор.
• Договор о полной материальной ответственности.
• Положение о хранении коммерческой тайны.
• Сменный график.
• Должностные инструкции.
• Положение об аттестации сотрудников.
• Медицинские книжки.
• Журнал прохождения медосмотров.

Новые требования к кадровому делопроизводству в 2021 году

На 2021 год запланированы изменения в области требований к кадровому учету. Некоторые поправки уже вступили в силу с 01.01.2021, а некоторые только планируют ввести. Изменения коснулись:

• Повышения МРОТ до 12 792 рублей.
• Отпусков сотрудников, у которых более трое и более детей в возрасте до 18 лет. Теперь эта категория сотрудников вправе брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время до достижения младшим из детей 14 лет.

Организация кадрового учета на фирме

Чтобы начать весь процесс учета делопроизводства необходимо изначально сделать примерный набросок плана работы:

1. Перед его составлением следует изучить всю нормативную документацию.
2. После чего берутся учредительные документы у руководителя и изучаются, они все должны соответствовать реальным бумагам.
3. Далее происходит подготовка документооборота с учетом пожеланий руководителя для создания папки по необязательным бумагам.
4. После чего происходит само формирование документации:

• Изначально составляются все документы относительно руководителя;

Важно: это должностное лицо определяют посредством конкурса или на общем собрании соучредителей.

• После чего идет очередь штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка;

Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.

Какие ещё привилегии есть у ИП-работодателей

В Главе 48 ТК РФ прописаны особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей — физических лиц, к которым относятся и индивидуальные предприниматели. Даже если ИП не отвечает критериям микропредприятия, в условиях трудового договора он может прописать:

• Дополнительные основания для увольнения кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Но они не должны дискриминировать работников по полу, возрасту, национальности, отношению к религии и т. д.
• Меньший срок уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя. Так, ИП может уведомить работников за 14 календарных дней, а не за 2 месяца, как в организациях.
• Меньший срок предупреждения об увольнении при сокращении численности работников или закрытии ИП. В отличие от организаций, предупредить можно меньше, чем за 2 месяца. При этом ИП вправе не выплачивать работникам выходное пособие.

Предоставление отпусков работников осуществляется на основании графика отпусков, в наши услуги входит:

• Формирование ежегодного графика отпусков работников;

• Внесение изменений в график отпусков;

• Приказ на отпуск (очередной, дополнительный);

• Приказ на отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком.

Что делают специалисты по кадровому делопроизводству и чем занимаются?

Обязанности на примере одной из вакансий:

• Прием, увольнение, оформление приказов;
• Составление штатного расписания, графика отпусков;
• Ведение карточек Т-2; трудовых книжек;
• Составление табелей учета рабочего времени;
• Ведение зарплатного проекта (открытие зарплатных карточек)
• Охрана труда;
• Сдача кадровых отчетов

Востребованность и зарплаты специалистов по кадровому делопроизводству

На сайте поиска работы в данный момент открыто 3 659 вакансий, с каждым месяцем спрос на специалистов по кадровому делопроизводству растет.

Количество вакансий с указанной зарплатой специалиста по кадровому делопроизводству по всей России:

• от 30 000 руб. 2 494
• от 50 000 руб. 1 333
• от 75 000 руб. 463
• от 95 000 руб. 161
• от 120 000 руб. 68

Вакансий с указанным уровнем дохода по Москве:

• от 45 000 руб. 477
• от 65 000 руб. 347
• от 85 000 руб. 130
• от 105 000 руб. 40
• от 125 000 руб. 19

Вакансий с указанным уровнем дохода по Санкт-Петербургу:

• от 45 000 руб. 184
• от 55 000 руб. 129
• от 65 000 руб. 86
• от 80 000 руб. 29
• от 90 000 руб. 17

Финансово-бухгалтерская документация

Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию.

Должность специалиста по кадровому учёту является во многом начальной, но и она требует стремиться к дальнейшему развитию:

• Читайте и занимайтесь по книгам. Вам надо поддерживать актуальными свои знания в сфере законодательства и кадрового делопроизводства. А различные самоучители помогут подготовиться к дальнейшему росту по карьерной лестнице.

• Ищите программы повышения квалификации. Ваша должность при желании даёт перспективы дальнейшего движения. Изучайте новые тренды, к примеру, решения для автоматизации, тот же электронный документооборот. Они помогут упростить вашу работу и повысить её продуктивность.

• При любом опыте, специалисту важно иметь практику. Обеспечит её трудоустройство по профилю. Если вы начинающий специалист, вам будет полезно пройти стажировку.

Какие качества нужно развивать

Стать хорошим специалистом в кадровом учёте, вам поможет целенаправленное развитие таких качеств, как:

• Терпение (работа с документами зачастую занимает достаточно много времени и терпит того, чтобы от неё лишний раз отвлекались)

• Аккуратность (вы будете оформлять и подготавливать важные бумаги, которые не терпят помарок)

• Внимательность (одна ошибка в документах может привести к негативным последствиям для организации и даже лично для вас, будьте внимательным)

• Пунктуальность (ваш труд таков, что вы не можете отложить исполнение своих обязанностей в долгий ящик, надо всё делать своевременно)

Обязательные кадровые документы для ИП

Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.

Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.

На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.

Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.

Похожие записи:

• для чего нужен инн при устройстве на работу
• Можно ли пить пиво в поезде в плацкарте в 2022 году
• За что могут отключить электроэнергию в 2021 году