Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Какие отчёты нужно сдать при увольнении сотрудника
Отдельно отметим отчёты, которые работодатель должен отправить в ИФНС и в СФР по факту увольнения работников и исполнителей по договорам ГПХ. Их немного, но опаздывать со сдачей нельзя. С 1 января 2023 года их перечень также претерпел значительные изменения:
| Было до 2023 года | Стало с 01.01.2023 года | Получатель | Сроки |
|---|---|---|---|
| СЗВ-М | Персонифицированные сведения о физлицах | ИФНС | до 25 числа следующего за месяцем увольнения |
| СЗВ-ТД | Подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1 | СФР | на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении |
| СЗВ-СТАЖ | Подраздел 1.2 отчёта ЕФС-1 | СФР | в течение 3 рабочих дней после увольнения, если причина увольнения — выход на пенсию; во всех остальных случаях — до 25 января следующего года |
| РСВ (раздел 3) | РСВ (раздел 3) | ИФНС | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| 4-ФСС | Раздел 2 отчёта ЕФС-1 | СФР | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| ДСВ-3 | Подраздел 3 отчёта ЕФС-1 | СФР | для работника, за которого начислялись взносы по накопительной пенсии — до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения; по остальным работникам сдавать не нужно |
| 6-НДФЛ | 6-НДФЛ | ИФНС | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах) | приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах) | ИФНС | до 25 февраля следующего года |
Перечень документов при увольнении в 2023 году
Какие документы персонифицированного учета нужно выдать сотруднику, прописано в пункте 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете в системах ОПС и ОСС.
Там идет речь о копиях сведений, которые работодатели сдают в СФР и ИФНС.
Кроме того, обязательства о выдаче документов сотрудникам, в том числе, при увольнении, прописаны в НК РФ и ТК РФ.
Сотруднику надо выдать такие документы:
- бумажную трудовую книжку, если она ведется, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
- выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
- выписка из подразделов 1.2 и 3 формы ЕФС-1;
- выписку из персонифицированных сведений о физлицах;
- расчетный листок.
Кроме того, по требованию надо выдать справку о доходах (бывшую 2-НДФЛ) и справку о среднем заработке для Центра занятости.
Какие справки можно запросить при расторжении трудовых отношений
Увольняя сотрудника, бухгалтерия должна представить ему информацию:
- О размере заработка по форме 182-Н за определенный срок. Ее нужно будет представить по новому месту работы. Эти сведения понадобятся для расчета пособий для женщин, оформляющих отпуск по беременности и родам, по уходу за родившимся малышом, по болезни. Документ должен содержать данные о сторонах трудовых правоотношений, размер выплат лицу, на которые производились начисление налоговых платежей за последние 3 года, и число дней, не включаемых при начислении пособий, в том числе дни нетрудоспособности, декретного отпуска и присмотра за малышом;
- О средней зарплате за предыдущие 3 месяца. Справка потребуется для обращения в центр занятости для приобретения статуса безработного и его регистрации;
- По запросу гражданина бухгалтерия должна предоставить данные персонифицированного учета в виде справок формы, С3В-М, СЗВ-СТАЖ. Они потребуются для начисления пенсионных выплат либо проверки правильности передачи информации в ПФ;
Перечень документов при увольнении в 2023 году
Какие документы персонифицированного учета нужно выдать сотруднику, прописано в пункте 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете в системах ОПС и ОСС.
Там идет речь о копиях сведений, которые работодатели сдают в СФР и ИФНС.
Кроме того, обязательства о выдаче документов сотрудникам, в том числе, при увольнении, прописаны в НК РФ и ТК РФ.
Сотруднику надо выдать такие документы:
- бумажную трудовую книжку, если она ведется, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
- выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
- выписка из подразделов 1.2 и 3 формы ЕФС-1;
- выписку из персонифицированных сведений о физлицах;
- расчетный листок.
Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки
При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично
Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:
- присутствие даты и регистрационного номера справки;
- подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
- если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
- все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.
После верификации копии документа нужно:
- поставить должность ответственного лица;
- расшифровку визы (Ф. И. О.);
- поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
- поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).
За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.
Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.
Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.
Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?
При компенсации за неиспользованный отпуск важно учесть точное количество дней. Сама процедура аналогична как при увольнении, так и без него.
Для расчета компенсации по неиспользованному отпуску, берется период равный 12 месяцем до начисления этой самой выплаты. Сумма за 1 год делится на 12 месяцев для вычисления средней зарплаты за годовой период. Далее это число и будет основанием для расчета отпускного возмещения, а именно число з/п за 1 день работы. В среднем срок основного отпуска колеблется от 28 до 31 дня. Постановлением установлено среднемесячное правило отсчета, а именно это число равно 29,3 дня.
Таким образом мы получаем такой пример расчета:
Компенсация = годовой доход/12 месяцев/29,3 дня * сумма дней отпуска, подлежащих возмещению.
Возможны ситуации, когда работник в течении года, который берется в расчет, отсутствовал (к примеру, болел). Такие условия способствуют более сложному расчету компенсации. Для этого сначала необходимо посчитать сумму дней в полных месяцах, а затем отдельно посчитать рабочие дни в неполных месяцах.
Такая формула будет выглядеть примерно так:
Компенсация = (29,3 дня * количество полных месяцев работы + сумма неполных рабочих дней) * сумма дней, подлежащих возмещению.
Какие документы обязан выдать работодатель при увольнении
Работодатели обязаны выдать трудоустроенным лицам список документов при увольнении:
- По ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения сотруднику выдается трудовая книжка, заполненная по всем правилам и нормам закона. Кадровик указывает в трудовой книжке:
- номер записи;
- дата расчета;
- причина ухода с предприятия со ссылкой на закон;
- номер и дата приказа об увольнении.
Внесенная запись заверяется печатью, а также визами уполномоченного сотрудника и увольняющегося лица.
- Согласно п. 3 ч. 2 ст. 4.1 ФЗ №255 «Об обязательном страховании» выдается справка 182н. Она требуется для предъявления новому работодателю при расчете пособий и больничных листов.
- Ст. 11 и 15 ФЗ № 27 от 01.04.96 г. «О пенсионном страховании» гласят об обязанности выдавать выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ при увольнении.
- Ст. 136 ТК РФ обязует организации извещать работников о размерах выплаты зарплаты. Поэтому, на руки работнику выдается расчетный лист.
Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя
Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):
- справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
- справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
- копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.
Что будет работодателю, если не выдать справки
Невыдача работнику кадровых документов – это административное нарушение по статье 5.27 КоАП.
Смотрите размер штрафов в таблице.
|
Первое нарушение |
Повторное нарушение |
|
|
Юрлица |
от 30 000 до 50 000 |
от 50 000 до 70 000 |
|
ИП |
от 1 000 до 5 000 |
от 10 000 до 20 000 |
|
Должностные лица |
от 1 000 до 5 000 |
от 10 0000 до 20 000 или дисквалифиция на срок от 1 года до 3 лет |
Какие отчёты нужно сдать при увольнении сотрудника
Отдельно отметим отчёты, которые работодатель должен отправить в ИФНС и в СФР по факту увольнения работников и исполнителей по договорам ГПХ. Их немного, но опаздывать со сдачей нельзя. С 1 января 2023 года их перечень также претерпел значительные изменения:
| Было до 2023 года | Стало с 01.01.2023 года | Получатель | Сроки |
|---|---|---|---|
| СЗВ-М | Персонифицированные сведения о физлицах | ИФНС | до 25 числа следующего за месяцем увольнения |
| СЗВ-ТД | Подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1 | СФР | на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении |
| СЗВ-СТАЖ | Подраздел 1.2 отчёта ЕФС-1 | СФР | в течение 3 рабочих дней после увольнения, если причина увольнения — выход на пенсию; во всех остальных случаях — до 25 января следующего года |
| РСВ (раздел 3) | РСВ (раздел 3) | ИФНС | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| 4-ФСС | Раздел 2 отчёта ЕФС-1 | СФР | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| ДСВ-3 | Подраздел 3 отчёта ЕФС-1 | СФР | для работника, за которого начислялись взносы по накопительной пенсии — до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения; по остальным работникам сдавать не нужно |
| 6-НДФЛ | 6-НДФЛ | ИФНС | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах) | приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах) | ИФНС | до 25 февраля следующего года |
Что будет работодателю, если не выдать справки
Невыдача работнику кадровых документов – это административное нарушение по статье 5.27 КоАП.
Смотрите размер штрафов в таблице.
|
Первое нарушение |
Повторное нарушение |
|
|
Юрлица |
от 30 000 до 50 000 |
от 50 000 до 70 000 |
|
ИП |
от 1 000 до 5 000 |
от 10 000 до 20 000 |
|
Должностные лица |
от 1 000 до 5 000 |
от 10 0000 до 20 000 или дисквалифиция на срок от 1 года до 3 лет |
Перечень документов при увольнении сотрудников
Какие документы компании и ИП теперь должны выдавать своим сотрудникам в день увольнения — смотрите в таблице.
Если в ваших внутренних документах (например, правилах внутреннего трудового распорядка) содержится список документов при увольнении, не забудьте его обновить с 2023 года.
| Выдавали в 2022 году | Выдаем с 2023 года | Основание |
|---|---|---|
| Всем работникам | ||
| Трудовая книжка (работникам с бумажной трудовой) | Трудовая книжка (работникам с бумажной трудовой) | Ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ |
| Справка СТД-Р (работникам с электронной трудовой) | Справка СТД-Р (работникам с электронной трудовой) | Ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ |
| Выписка из СЗВ-СТАЖ | Выписка из подраздела 1.2 отчета ЕФС-1 | Подп. 3 п. 2 и п. 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Выписка из раздела 3 РСВ | Выписка из раздела 3 РСВ | П. 8 и 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Выписка из СЗВ-М | Выписка из перссведений | П. 8 и 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Расчетный листок | Расчетный листок | Ст. 136 ТК РФ |
| Справка по форме № 182н | Справка по форме № 182н | Ч. 4 ст. 14.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н |
| Работникам с правом на досрочную пенсию | ||
| Выписка из СЗВ-СТАЖ | Выписка из подраздела 2 отчета ЕФС-1 | Подп. 3 п. 2 и п. 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Работникам, за которых перечисляли дополнительные пенсионные взносы | ||
| Выписка из ДСВ-3 | Выписка из подраздела 3 отчета ЕФС-1 | Подп. 6 п. 2 и п. 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
Какие документы выдать при расторжении ГПД
Исполнителям по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), с выплат которым начисляли страховые взносы, нужно выдать следующие документы в день прекращения договора (п. 2 и 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):
- выписку из подраздела 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) с подразделом 1 и титульным листом. В этом отчете укажите реквизиты договора и периоды выполнения работ или оказания услуг;
- выписку из подраздела 1.2 раздела 1 отчета ЕФС-1 (сведения о стаже). Если исполнитель выполнял работы, дающие право на досрочную пенсию, выдайте ему также выписку из подраздела 2 раздела 1 отчета ЕФС-1. Заполните отчеты аналогично сведениям на сотрудников;
- выписки из перссведений и из раздела 3 РСВ. Заполните их аналогично сведениям на сотрудников.