Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности оформления отпуска авансом за следующий год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Материнство – настолько особое событие в жизни женщины, что государство всячески старается защитить эту категорию трудящихся. Женщины, планирующие декрет, имеют право уйти в очередной отпуск, даже не отработав в организации положенных 6 месяцев. Такой же отпуск матери могут получить и сразу после выхода из отпуска по уходу за ребенком.
Подводные камни «авансового отпуска» для работодателя
Неудивительно, что некоторые работодатели предпочитают не отступать от своего права предоставлять отпуск только вовремя. Есть определенные риски в том, что работник уходит отдыхать, не заработав этой возможности.
Главная проблема работодателей – возможность убытка вследствие переплаченных за неотработанный отдых сумм. Руководитель может столкнуться с трудностями удержания средств в случае увольнения «переотдыхавшего» сотрудника. Не всегда работник согласен на компенсацию отпускных по доброй воле, тогда как в судебном порядке истребовать эти деньги очень сложно. Закон в основном защищает интересы трудящихся, и в нормативных актах предусмотрено большое количество обстоятельств, к которым требование компенсации неприменимо, например:
- сумм, положенных к выплате перед увольнением, не хватает для покрытия долга;
- если удержание не произведено непосредственно при увольнении, придется действовать через суд или смириться с потерей денег, других законных путей для принуждения работника у работодателя нет;
- причина увольнения исключает возможность истребовать задолженность.
Согласно ст. 122 Трудового кодекса РФ, руководитель имеет право дать работнику отпуск в счет его будущего неиспользованного отпуска, даже если тот не проработал на предприятии более шести месяцев. Но в отличие от ежегодного он не обязательно должен длиться 28 дней, так как минимальное законное ограничение этого периода, оформленного авансом, достигает всего 2 недели.
Важно знать! При этом работодатель может дать человеку дополнительные выходные наперед только в том случае, если этот вопрос заранее оговорен в добровольном порядке. При обстоятельствах, обязывающих руководителя отправить подчиненного во внеочередной отпуск (по причине беременности, учебы и т. д.) подобные привилегии Трудовым кодексом не предусматриваются.
Компенсация выплат при увольнении
Уходя на внеочередной отдых за счет будущего отгула, работник получает отпускные средства в размере своего среднего месячного дохода. При этом, если подчиненный в период увольнительного будет рассчитан с текущей должности, то руководитель оставит за собою право изъять у него данную сумму денег, так как она ним еще не отработана. Об этом говорит ст. 137 ТК РФ.
Однако это положение нарушает требование статьи 138 Трудового кодекса, которая запрещает начальству взымать с сотрудников предприятия более 20% от их отпускных. Решаются такие спорные ситуации двумя путями:
- Работодатель пытается уладить вопрос о возврате средств с подчиненным по обоюдному согласию (при выборе данного варианта начальнику нельзя оказывать давление на гражданина, так как это может обернуться для него административным наказанием);
- Предприятие подает в суд на уволенного работника, указывая в качестве основания один из следующих фактов: отпускные были начислены ошибочно или же действия подчиненного привели к убыткам компании. В перечисленных случаях суд может удержать с виновного человека указанную в заявлении сумму средств, которая и будет отвечать размеру его неотработанных отпускных).
Можно ли брать 1 день оплачиваемого отпуска, если он не совпадает с графиком отпусков?
Если работник по согласованию с работодателем все-таки решит уйти в отпуск на один день – неважно, на день рождения, перед праздниками, на 1 день отработки во время увольнения или просто так (например, если ему нужно уехать в непродолжительное путешествие), потребуется внести изменения в действующий график отпусков.
График отпусков – это документ, который устанавливает даты предоставления отпусков всем работникам предприятия. График утверждается приказом руководителя предприятия за 2 недели до наступления года, в котором работники будут уходить в отпуска.
В течение года по мере необходимости график может корректироваться, например, это придется сделать при предоставлении работнику одного дня отпуска.
Внесение изменений в график производится в следующей последовательности:
- Работник пишет заявление на имя руководителя организации с просьбой о предоставлении ему одного дня в счет отпуска с указанием точной даты отдыха.
- Руководитель рассматривает заявление и наносит на него визу вида «Не возражаю».
- Отдел кадров готовит приказ о предоставлении отпуска работнику и о внесении изменений в действующий график отпусков.
- Руководитель организации подписывает приказ.
- Работнику, который уходит в отпуск, предоставляют изданный приказ для ознакомления.
Важный момент! День в счет отпуска – это не простой отгул, который можно взять в любое время. По закону отпускные должны быть перечислены работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Это значит, что даже в случае, когда работник уходит в отпуск на один день, деньги за этот день нужно перечислить заранее.
Так что работник, который знает о том, что скоро ему понадобится выходной, должен позаботиться о своем отпуске заранее, чтобы отдел кадров успел подготовить приказ, а бухгалтерия смогла перечислить деньги, соблюдая требования законодательства.
Сколько дней можно брать?
Количество дней периода, которые сотрудник может попросить без сохранения заработной платы, не ограничено законодательством.
Даже в рамках одного года или месяца нет определенного количества дней, которые работник мог бы или не мог получить как дополнительные выходные без сохранения заработка в счет отпуска или другими способами. Если работник желает взять какой-либо период вместо ежегодного отдыха, то количество таких дней может быть ограничено продолжительностью неиспользованного отпуска.
Однако работодатель вправе согласовать и большее количество дней, если он уверен, что сотрудник проработает длительное время и у него накопится нужный период. Однако такой вариант рискован и руководство предприятия вряд ли пойдет на него.
Отпуск перед увольнением
Прежде чем окончательно оставить рабочее место, сотрудник вправе «отгулять» положенные ему отпускные дни. Но как быть, если он планирует увольняться, не заработав достаточно стажа для отпуска, но тем не менее хочет в него уйти?
Ключевой момент – согласие работодателя. Если начальство не против предоставить сотруднику такую возможность, ничто не мешает ему во время отпуска продолжать числиться сотрудником компании, оформив документы на увольнение в свой последний рабочий день. Однако следует помнить, что до ухода в отпуск нужно решить вопрос с денежной компенсацией за отдых, не заработанный увольняющимся: ее придется внести в кассу добровольно, либо она будет удержана из заработной платы при расчете. Потребовать этого работодатель не сможет, если сотрудник увольняется по одной из нижеследующих причин:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если сотрудник уходит по своему желанию или увольняется в связи с виновным поведением, компенсацию за неотработанный, но «отгулянный» отпуск можно вычесть из его зарплаты, не спрашивая согласия.
Методика расчета отпускных
Средний дневной заработок для расчета отпускных рассчитывается по формуле (п.10 Положения № 922). При полном отработанном расчетном периоде средний заработок составит:
(Выплаты, включаемые в расчетный период) /12×29,3
Чтобы проанализировать выгодность использования отпуска в различные месяцы года, работнику необходимо понимать правила расчета отпускных (установлены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», далее по тексту — Положение).
Обозначим основные из них:
Например, сотрудник собирается в отпуск с 17 августа 2020 г. Тогда расчетным период будет время с 1 августа 2019 г. по 31 июля 2020 г.
Если работник трудился в компании менее года, то для него расчетным периодом будет время с даты трудоустройства по месяц, предшествующий месяцу ухода в отпуск. Например, сотрудник собирается в отпуск с 17 августа 2020 г. Дата трудоустройства — 11 января 2020 г. Тогда расчетным периодом будет время с 1 января 2020 г. по 31 июля 2020 г.
А к выплатам, не учитываемым при расчете среднего заработка, относятся, например, материальная помощь, оплата обучения, путевок, то есть выплаты социального характера, не предусмотренные системой оплаты труда (Определение ВС РФ от 26.12.2018 г. № 307-КГ18-21657).
Что представляет собой отпуск авансом
Условия, при которых такой отпуск становится реальностью, отличаются от обычного гарантирования ежегодного отдыха несколькими важными нюансами:
- руководитель вправе отказать в разрешении на такой отпуск, так как предоставление отдыха авансом не является его обязанностью;
- отпуск, предоставляемый наперед, нельзя заменить денежной компенсацией, потому что эти средства еще не заработаны;
- как и обычный, такой отпуск можно разделить на части, одна из которых не может быть меньше 2 недель.
Не все виды отпусков можно «отгулять» раньше предусмотренного срока. Понятие «отпуск авансом» чаще всего относится именно к ежегодному оплачиваемому работодателем отдыху. Но есть некоторые виды отпусков, которые должны иметь под собой документальное основание, поэтому их нельзя предоставить заранее, если у сотрудника нет подтверждающей это основание официальной бумаги. К таким отпускам относятся:
- дополнительный;
- административный;
- учебный;
- декретный (и на роды, и для ухода за малышом).
Материнство – настолько особое событие в жизни женщины, что государство всячески старается защитить эту категорию трудящихся. Женщины, планирующие декрет, имеют право уйти в очередной отпуск, даже не отработав в организации положенных 6 месяцев. Такой же отпуск матери могут получить и сразу после выхода из отпуска по уходу за ребенком.
Кроме беременных и молодых матерей, право уйти в отпуск независимо от отработанного стажа предоставляется:
- их супругам;
- родственникам, если они взяли декретный отпуск вместо матери;
- сотрудникам, имеющим двоих малолетних детей, еще не достигших 14-летия;
- отцам и матерям детей-инвалидов до 18 лет.
Это же право, но по основаниям, не связанным с родительством, закон предоставляет:
- сотрудникам-совместителям, которым предоставлен отпуск на основной работе (он должен совпадать с отдыхом на совмещенной должности);
- женам или мужьям военнослужащих, которые получили свой отпуск (у супругов военных время отпусков также должно совпадать);
- другим категориям сотрудников, относительно которых это право предусмотрено трудовым или коллективным договором организации.
Трудовой кодекс отвечает на этот вопрос отрицательно. Предоставить отпуск наперед можно только на текущий рабочий год, так как какие-то дни все-таки окажутся отработанными при любом раскладе. Будущий рабочий год такой возможности не предоставляет – работник не трудился на свой отпуск в нем ни одного дня. Так что отдохнуть дважды в год с тем, чтобы следующий год работать без отпуска, не получится.
Отпуск авансом: последствия для бухгалтера
Продолжительность основного оплачиваемого отпуска должна быть минимум 28 календарных дней в году (ст. 115 ТК РФ). Более длительный отпуск может быть установлен:
- федеральным законодательством для отдельных категорий работников;
- внутренними регламентами предприятия (например, коллективным договором).
Важно! По договоренности между руководством и работником отпуск может быть взят частями, при условии что хотя бы одна часть имеет продолжительность не меньше 14 дней. Как можно дробить отпуск на части, узнайте тут.
В длительность не включаются (отпуск на эти периоды продлевается):
- дни праздников;
- дни болезни.
Дни отпуска отдельно отражаются в табеле рабочего времени.
Подробнее об этом читайте в статье «Табель учета рабочего времени — форма Т-13 (бланк)».
По общему правилу отпускные должны быть выданы работнику не позднее чем за 3 дня до ухода в отпуск.
Как оплачивается отгул в счет отпуска?
Оплата отгула, взятого в счет основного или дополнительного отпуска, производится в соответствии с ТК РФ по тем же самым принципам:
- Определяется размер произведенных выплат за последние 12 месяцев. Из этого периода исключается время, в которое за сотрудником сохранялся средний заработок, а также получение пособия по беременности и родам либо больничного, проведение забастовки на предприятии, дополнительные дни для ухода за ребенком-инвалидом, дни освобождения от работы по инициативе руководителя.
- Полученный среднегодовой заработок делится на 12 месяцев и на среднее количество дней в месяце – 29,3;
- Деньги выплачиваются за 3 дня до отгула после удержания НДФЛ и страховых взносов.
Что представляет собой отпуск авансом
Внимание
Пример: Экономист Гладкова А.С., оформившая отпуск авансом, получила отпускные в размере 28988 руб. Показатели Величина Оклад по штатному расписанию 25000 руб. Количество рабочих дней в июне 2017 г. 21 день Количество фактически отработанных дней 19 дней Начисленная заработная плата за июнь 2017 года (25000 /21 х 19 = 22619) 22619 руб.
Среднедневной заработок сотрудницы для расчета отпускных (22619 / 19 = 1190) 1190 руб. Календарные дни предоставленного отпуска авансом 28 дней Сумма начисленных отпускных (1190 х 28 = 33320) 33320 руб. Налог на доход физических лиц (33320 х 0,13 = 4332) 4332 руб.
Выданная на руки сумма начисленных отпускных (33320 – 4332 = 28988) 28988 руб.
-
Вычислим среднедневную зарплату по формуле:
- Определим размер начисляемых отпускных: ОТПнач. = 932 х 14 дней = 13 048 руб.
- Удерживаемый подоходный налог будет равен: 13 048 х 13% = 1696 руб.
- В итоге, менеджер проекта Хрусталев получит на руки отпускные в размере 11 352 руб. (13 048 – 1696). Предположим, что предоставленный авансом отпуск использован сотрудником, а в дальнейшем он уволился по причине: А) призыва на военную службу; Б) по собственному желанию. Может ли руководитель ООО «ИМИКОР-Сибирь» получить денежное возмещение? Если да, тогда в каком размере? Решение.
А) Призыв на военную службуЭто уважительная причина расторжения договора, поэтому не служит основанием для взыскания компенсации (ч. 1 ст. 83 ТК РФ). После увольнения Хрусталева требовать возместить денежные средства не нужно.
Можно ли взять отпуск авансом
Учитывая, что сотрудница проработала в организации 10 месяцев, то число неотработанных ею дней отпуска составило 3,7 дн. (27 дн. – (2,33 дн. х 10 мес.)). Тогда сумма отпускных за неотработанные дни составила 5698 руб. (1540 руб. х 3,7 дн.). Удержания из зарплаты работницы производятся от суммы, оставшейся после уплаты налогов (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).
Сумма НДФЛ с зарплаты сотрудницы за июнь составит 4550 руб. (35000 руб. х 13%). Максимальная сумма, которая может быть удержана из зарплаты работницы, выплачиваемой на руки, – 6090 руб. ((35 000 руб. – 4550 руб.) х 20%). Это больше задолженности за неотработанные дни отпуска, поэтому всю сумму работодатель сможет удержать из июньского дохода работницы.
Удержания из зарплаты: практически советы О том, что с работника перед увольнением необходимо удержать какие-то суммы, должен быть составлен приказ.
Увольняется работник, получивший отпуск авансом. Как закрыть долг?
Новый менеджер по продажам отработал у нас всего три месяца и попросил дать ему полный отпуск. У него маленький ребенок, да и план продаж он за время работы даже перевыполнил.
В общем, директор его в отпуск отпустил со словами, что таких сотрудников нужно поощрять. Но рано мы радовались. Работник вышел из отпуска и написал заявление об увольнении.
Отказать ему, конечно, нельзя, но директор настаивает на удержании с него при увольнении суммы «незаработанных» отпускных. Как в подобных ситуациях можно закрыть «долг»?
Ситуация в самом деле непростая. Но на практике такие истории встречаются достаточно часто. Поэтому давайте посмотрим, что здесь можно предпринять.
Согласно ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше.
В период нахождения в отпуске работник имеет полное право предупредить работодателя об увольнении по собственному желанию. В этой ситуации время отпуска входит в срок предупреждения об увольнении. Дата увольнения также может приходиться на день отпуска, никаких ограничений на этот счет в законе нет.
Процедура увольнения в таких ситуациях не отличается от общего порядка. Так, работодатель в день увольнения должен произвести с работником полный расчет (если ему причитаются какие-то выплаты).
Что касается удержаний из заработной платы, то при увольнении работника до окончания рабочего года работодатель может (но не обязан) удержать из заработной платы сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст.
137 ТК РФ), за исключением случаев, когда такое удержание запрещено.
Выгодно ли брать отпуск «авансом»
Отпуск за неотработанное время имеет свои особенности. Например, работодатель вправе отказать работнику в его предоставлении. Это связано с тем, что такой вид отдыха отличается от основного, так как не имеет законодательной базы и происходит лишь из желания и возможностей начальства.
Стоит отметить, что взять заранее отпуск за последующий рабочий год не получится. Предоставляются «авансом» только выходные дни за настоящий рабочий год.
Брать отпуск «авансом» не так уж и выгодно обеим сторонам. Для работника это излишняя повинность и долг перед предприятием, так как он получил выходные оплачиваемые дни за еще фактически не отработанное время. К тому же, при наступлении следующего расчетного периода в ежегодном отпуске предоставится уже меньше дней и, соответственно, насчитанных отпускных.
Работодателю такой отпуск «авансом» грозит потерей денежных средств при увольнении сотрудника, не отработавшего полностью свой отпуск. Так как в законодательстве не предусмотрена ответственность работника за возврат отпускных денежных средств. Придется выяснять отношения через суд, если сотрудник откажется отдавать компенсацию.
Насколько в реальности существенной может быть разница в отпускных?
Для примера возьмем зарплату в 60 000 рублей и для простоты условимся, что человек, получающий ее, не брал еще отпусков, не болел, проработал в компании достаточно длительное время, чтобы не потребовались дополнительные расчеты.
Среднедневной заработок в этом случае составит примерно 2048 рублей (60 000 рублей делим на 29,3).
Если сотрудник уходит в отпуск на неделю, за этот период он получит 14 336 рублей (если нет вычетов, то сумма удержанного НДФЛ будет 1864, а на руки он получит сумму за минусом НДФЛ 12 472).
Теперь посмотрим, какой будет общая сумма в невыгодный и выгодный месяцы.
В январе каждый рабочий день «стоит» 3529 рублей. Если сотрудник берет отпуск, то реально он проработает 11 дней, то есть получит 38 820 рублей (НДФЛ 5047 рубля – на руки получит 33 773 рублей). И вместе с отпускными получится 48 109 рублей (НДФЛ 6 254 рубля – на руки получит 41 855 рубля).
А в августе рабочий день «стоит» 2609 рублей (так как рабочих дней 23). Сотрудник проработает фактически 18 дней и получит 46 962 рубля (НДФЛ 6105 – на руки 40 857 рублей). И вместе с отпуском получится 61 298 рублей (НДФЛ 7969 – на руки 53 329). То есть даже чуть больше, чем обычная зарплата.
Отпускные облагаются НДФЛ по стандартным ставкам:
- 13% – для выплат в пользу резидентов;
- 30% – для «нерезидентских» выплат.