Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
Заявление об исполнении функций временно отсутствующего работника
Одним из вариантов оформления письменного согласия на замещение отсутствующего работника может являться заявление. Такой документ составляется в стандартной для заявлений форме и должен включать в себя:
- наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя, на чье имя направляется заявление;
- данные сотрудника, который обращается к руководству с просьбой (Ф. И. О., адрес, должность, структурное подразделение, табельный номер);
- основной текст, содержащий просьбу о замещении отсутствующего работника, с указанием предполагаемого срока такой подмены и формы замещения (совмещение должностей или временный перевод);
- дату;
- подпись автора заявления.
Таким образом, порядок оформления замещения временно отсутствующего работника напрямую зависит от формы замещения, которую определяет руководство организации совместно с привлекаемым к замене сотрудником.
Способы замены временно отсутствующего сотрудника
ТК предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения работника к временному исполнению дополнительных обязанностей. Действующий персонал дополнительную работу может выполнять:
- посредством совмещения профессий (должностей), когда профессия (должность) замещающего лица отличается от профессии (должности) отсутствующего сотрудника;
- путем расширения зон обслуживания (возрастания объема работ). Подходит, когда замещающий работник будет работать по тождественной должности с отсутствующим.
Кроме того, допускается внешнее замещение:
- прием по срочному трудовому соглашению,
- аутсорсинг.
Как оформить временное исполнение обязанностей
Замещение всегда оформляется тремя документами, один из которых – приказ о назначении на должность временно отсутствующего работника. Второй документ – зависимо от обстоятельств:
- предварительное письменное предложение выполнять дополнительные функции и соответствующее согласие работника (может быть оформлено одним документом);
- заявление работника с просьбой временно поручить выполнение дополнительной трудовой задачи.
Третий – зависит от выбранного способа оформления замены. Соответственно, это могут быть:
- срочный трудовой договор – при совместительстве и аутсорсинге;
- дополнительное соглашение к трудовому договору – при совмещении;
- двустороннее соглашение – при переводе.
Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В.
Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.
Рекомендуем прочесть: Программа бизнес пак характеристика
На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления.
С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.
Кого можно замещать, условия замещения
Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.
Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.
На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.
При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.
Как уже было сказано выше, замещение происходит исключительно с согласия замещающего лица. Работодатель не вправе принуждать работников. Инициатива может исходить как со стороны руководства предприятия, так и от желающего сотрудника. В любом случае стартовой точкой в процедуре оформления будет выступать заявление. Именно оно послужит подтверждением доброй воли работника.
На основании заявления директор издаёт приказ о замещении, в котором обозначаются сроки и привилегии замещающего. За выполнение чужих обязанностей полагается доплата в твёрдом значении или процентом соотношении от зарплаты. Финансовые вопросы определяются соглашением между сторонами трудового договора и фиксируются в дополнительном соглашении к нему. Только при наличии трёх вышеупомянутых официальных бумаг процедура будет считаться выполненной по всем требованиям закона.
Особенности совмещения работника во время его отсутствия
В отличие от совместительства совмещение представляет собой дополнительную работу, которую один работник выполняет во время отсутствия другого, наряду со своими основными обязанностями.
Это кадровая перестановка имеет свои нюансы:
- проводится только внутри одного предприятия;
- позволяет совмещать не только себе подобные должности, но и обязанности по другим профессиям;
- выполнение обязанностей проводится параллельно своей работе в пределах установленной продолжительности рабочего дня;
- в обязательном порядке требует двухстороннего согласия;
- сопровождается приказом руководителя и дополнительным соглашением;
- оплачивается работодателем;
- на законных основаниях обе стороны вправе расторгнуть соглашение досрочно с предварительным предупреждением противоположной стороны.
Многие работодатели наряду ежегодным графиком отпусков, составляют самопроизвольный график совмещений. Уже в начале календарного года подготавливается список должностных обязанностей, которые не могут не выполняться для получения эффективных результатов деятельности компании.
Дополнительно просчитываются предполагаемые суммы для оплаты совмещения работников, уходящих в отпуск. Просчитанные плановые выплаты закладываются в бюджет организации на год. Запланированную сумму немного завышают, так как учитывают, что в течение года кадры болеют, учатся и т. п.
Когда необходимо дополнительное соглашение об исполнении обязанностей
Должностные обязанности работника, прописанные в трудовом договоре или должностной инструкции, должны быть четко определены, понятны и соответствовать должности работника.
У работодателя может возникнуть необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника. На этот случай трудовое законодательство предусматривает три формы замещения:
- Временный перевод сотрудника на другую работу. Если работник согласен с переводом, с ним следует заключить дополнительное соглашение о возложении обязанностей на время отпуска основного сотрудника с указанием трудовой функции и сроков перевода.
- Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В таком случае оформляется трудовой договор по совместительству на определенный срок.
- Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы в пределах нормальной продолжительности рабочего времени. В этом случае работник и работодатель договариваются о доплате. Работодатель издает соответствующий приказ.
Это одновременное выполнение уже работающим специалистом предприятия своих обязанностей и задач сотрудника, который временно отсутствует. Как правило, работодатель, составляя график отпусков на следующий год (граничный срок утверждения – середина декабря предыдущего года), уже думает о возложении обязанностей на третьих лиц во время ухода на отдых отдельных специалистов. В связи с чем, одновременно с расписанием отпусков составляется дополнительное распоряжение, утверждающее лиц, которые будут работать по совмещающему графику. В этом же документе указывается период выполнения работ и рассчитывается оплата за замещение. Сумма, требуемая к компенсации, уже в предыдущий год закладывается в бюджет фирмы. Доплата за совмещение должностей на время отпуска устанавливается с учетом времени, потраченного на выполнение каждой из работ в учетный период, а также согласно окладу должности.
Законодатель предусматривает такие особенности данного способа выполнения работы:
- процедура допустима исключительно в пределах одного юридического лица;
- важно наличие двухстороннего согласия, подтверждаемого письменным соглашением;
- выполнение работы производится исключительно в рамках граничного срока рабочего времени;
- обязательно одновременное выполнение и своих и делегированных обязательств.
Если назначение замещающего лица не связано с какими-то чрезвычайными обстоятельствами, то составление работником заявления – обязательный этап. Его пишут по стандартной схеме (требований в законе нет).
Заявление должно иметь следующие атрибуты:
- указание того, на чье имя составлено заявление, и от кого оно исходит (не только Ф.И.О., но и должности обеих сторон);
- прописывают слово «Заявление»;
- в самом тексте работник должен выразить свое согласие о замещении на время отпуска другого работника; тут же указывают причину, по которой происходит замещение (отпуск основного работника с указанием дат);
- обязательно указывают, на какую должность переходит замещающий и на какой срок (дата начала и окончания работы в качестве заместителя);
- прописывают дату составления документа;
- указывают должность и инициалы составителя заявления, ставят подпись.
ВРИО по Трудовому кодексу РФ
Трудовой Кодекс Российской Федерации в ст. 60.2 говорит о совмещении профессий, увеличении количества возлагаемых трудовых функций, расширении зоны влияния, а также отдельно отмечает вопросы, касающиеся исполнения обязанностей работника, который временно отсутствует, но не освобожден от работы по трудовому договору. Эта статья введена в ТК на основании Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.
Ст. 151 ТК РФ позволяет сотрудникам соглашаться на предложенную им дополнительную работу в придачу к основным обязанностям за прибавку к оплате.
Кадровики обычно понимают под ВРИО исполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями согласно подписанного трудового договора как по той же, так и по иной должности, предусматривающее дополнительное вознаграждение.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.
Чтобы наиболее эффективно обеспечить выполнение обязанностей отсутствующих сотрудников силами оставшихся, чаще всего используют три пути:
Рассмотрим, как оформить каждый из вариантов, и как оплачивается замещение временно отсутствующего работника, более подробно.
При временном переводе сотрудник переводится на работу по другой должности или профессии. Обязанности по своему трудовому договору человек при этом не исполняет. Например, на время отсутствия начальника гаража на его позицию переводится один из механиков.
Временное совмещение — это выполнение в течение рабочего дня наряду со своими обязанностями, определенными трудовым договором, дополнительной работы по другой должности или профессии. Например, отправив в отпуск кассира, вы можете поручить выполнение его обязанностей в порядке совмещения бухгалтеру.
При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания сотруднику поручается в течение рабочего дня наряду с его работой осуществлять дополнительную деятельность по этой же профессии (должности). Например, если у вас имеются три наладчика, то на время отсутствия одного из них вы можете возложить исполнение его обязанностей на двух оставшихся.
Как оформить временное исполнение обязанностей другим сотрудником
Совмещение устанавливается, когда в организации вакантна штатная должность. А временное замещение устанавливается, когда сотрудник, занимающий должность, временно отсутствует. Например, в связи с:
- повышением квалификации и т. п.
Кроме того, при совмещении можно выполнять дополнительную работу только по другой профессии или должности. При временном замещении сотрудник может выполнять обязанности как по одноименным должностям (профессиям), так и по разным.
Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.
Замещение работника на время его отпуска или больничного – обычная практика, многие расценивают уход коллеги в отпуск, как необходимость брать на себя дополнительную работу. Но не все руководители считают нужным делать доплату за замещение временно отсутствующего сотрудника, а многие работники мирятся с таким ущемлением своих прав.
Замещение работника на время его отпуска или больничного – обычная практика, многие расценивают уход коллеги в отпуск, как необходимость брать на себя дополнительную работу. Но не все руководители считают нужным делать доплату за замещение временно отсутствующего сотрудника, а многие работники мирятся с таким ущемлением своих прав.
На этой странице:
- ВРИО по Трудовому кодексу РФ
- Поводы для введения сотрудника для ВРИО
- Три вещи, без которых невозможно ВРИО
- Варианты временной замены
- Как составить приказ на ВРИО