Печать в трудовой книжке при увольнении: как и где нужно ставить?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Печать в трудовой книжке при увольнении: как и где нужно ставить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. ОКУД, ОКПО и другие коды

2. Нюансы заполнения шапки

3. Какую дату указать в приказе

4. Каким образом можно ознакомить сотрудника с этой бумагой?

5. Что считается принуждением к увольнению по собственному желанию

6. Как поступить, если работник предупредил об увольнении за меньший срок, чем предусмотрен законом

7. Можно ли уволить работника, который направил заявление об увольнении по почте

8. Печать на приказе о приеме на работу ставить не следует

9. Надо ли ставить печать на фирменном бланке?

10. Обязателен ли обходной лист

11. Увольнение «по собственному»: как обойти подводные камни

12. Нужна ли печать «Для документов», если есть приказ о праве подписи?

13. Нужно ли ставить на приказах по личному составу печать организации?

Приказ о прекращении трудового договора содержит персональные данные – информацию, доступ к которой ограничен законом¹³. В связи с этим он относится к документам с ограничением доступа к нему третьих лиц. При заполнении приказа в правом верхнем углу может проставляться гриф ограничения доступа к документу¹⁴. Виды используемых грифов устанавливаются в локальном нормативном акте, они содержат разные ограничительные надписи: «Коммерческая тайна», «ДСП» и др. Рекомендуем закрепить в Положении об обработке персональных данных возможность использования на документах, содержащих персональные данные работников, грифа с ограничительной надписью «Конфиденциально».

ОКУД, ОКПО и другие коды

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)⁹ является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Таким образом, основное предназначение ОКУД – статистическое, и такой код присваивается формам документов, разработанных госорганами (см. «1» в Примере 1). Поэтому форме, которая самостоятельно разработана коммерческой организацией, данный код не присваивается и переносить в нее код из аналогичной/похожей формы Госкомстата не стоит.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) также применяется для целей статистического учета, в т.ч. через однозначную идентификацию хозяйствующих субъектов, расположенных на территории РФ (у организаций с одинаковым наименованием ОКПО все равно будет отличаться). ОКПО присваивается не только организациям, но и индивидуальным предпринимателям. Посмотреть свой код можно как в соответствующей документации о постановке на учет, так и на официальных ресурсах Росстата.

Код ОКПО организации состоит из 8 цифр, а ИП – из 10.

Код ОКПО проставляется в форме № Т-8 Госкомстата РФ (см. «1» в Примере 1), целесообразно его указывать и в самостоятельно разработанной форме («1» в Примере 2).

Расставаясь с работником, необходимо подумать о людях, которые остаются и на которых распределится рабочая нагрузка увольняемого. Если работник уходит, завершив все свои дела, работодателю остается издать нормативный документ, выдать трудовую и рассчитать своего бывшего сотрудника.

Другое дело, когда человек пишет заявление и уходит, не завершив начатое. По закону у работодателя есть две недели, чтобы организовать процесс передачи дел увольняемого сотрудника. С этой целью работодателю нужно издать приказ о передаче дел при увольнении:

сроки передачи дел;
ответственных лиц, которые примут незаконченные дела от увольняемого.

Нюансы заполнения шапки

Первое, что нужно внести в форму приказа Т-8 – полное наименование компании, в которой трудился работник, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ЗАО, ООО, ОАО).

После этого здесь указывается номер приказа об увольнении (по внутреннему документообороту) и дата его составления. Оформляется он всегда в последний рабочий день сотрудника. В этот же день сотруднику необходимо выдать на руки все его документы (трудовую книжку, диплом и т.д.), а также выплатить расчетные заработные средства, включая выходное пособие, компенсацию за отпуск, и другие полагающиеся по закону выплаты.

В строке чуть ниже, о прекращении действия трудового договора, нужно указать дату заключения срочного трудового договора.

Какую дату указать в приказе

Согласно общему правилу, сотрудник должен за две недели предупредить руководителя о своем уходе из организации, предоставив ему заявление. В нем указывается последний рабочий день. Именно эта дата должна появиться в приказе.

Поэтому важно правильно указать дату последнего рабочего дня в заявлении.

1. Если сотрудник пишет в заявлении на увольнение формулировку: “Прошу уволить меня с 16 марта 2016 года”, то 16.03.2016 г. он уже будет считаться не работающим в организации. Днем увольнения станет предыдущая дата 15.03.2016 г., которая и должна быть указана в распоряжении руководителя.

2. Если он напишет: «Прошу уволить меня 20.07.2016 г.», то именно это число будет считаться последним рабочим днем. Эту дату следует указать в распоряжении.

Каким образом можно ознакомить сотрудника с этой бумагой?

Кадровик обязательно должен ознакомить трудящегося с актом о прекращении действия договора (ст. 84.1 ТК РФ). В большинстве случаев отношения с работниками нормальные и тогда достаточно позвонить по номеру телефона из личного дела и позвать в отдел кадров.

Если же служащий уклоняется от явки в отдел кадров, то уведомить его следует путем направления заказного письма с уведомлением о вручении. В случае, когда сотрудник так и не явился для ознакомления или ознакомился, но не проставил подпись, кадровику необходимо указать соответствующую информацию на документе.

В первой ситуации – указать, что ознакомление невозможно, так как неизвестно местонахождение служащего.
Во втором случае – отметить дату ознакомления и сделать приписку об отказе от подписания, а также составить акт, который должны подписать не менее трех свидетелей отказа.

После этого здесь указывается номер приказа об увольнении (по внутреннему документообороту) и дата его составления. Оформляется он всегда в последний рабочий день сотрудника. В этот же день сотруднику необходимо выдать на руки все его документы (трудовую книжку, диплом и т.д.), а также выплатить расчетные заработные средства, включая выходное пособие, компенсацию за отпуск, и другие полагающиеся по закону выплаты.

Внимание: эту строку надо заполнять только тогда, когда договор был срочным, в противном случая ее следует оставить пустой, а вместо этого внести запись в поле «Уволить» (число, месяц и год увольнения).

Таким образом, здесь надо выбрать один из двух вариантов.

Что считается принуждением к увольнению по собственному желанию

Специальных критериев, по которым можно установить принуждение к увольнению, законом не установлено. Вместе с тем суды расценивают как принуждение к увольнению действия работодателя, направленные на то, чтобы работник подал заявление об увольнении, в частности, такие, как:

— оказание физического воздействия на работника;
— психологическое давление, в том числе создание неблагоприятных условий работы, незаконное применение дисциплинарных взысканий;
— угрозы применения методов воздействия, которые могут повлечь неблагоприятные последствия не только для работника, но и его близких.;

Такие выводы сделаны на основании судебной практики (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 16.08.2016 N 33-2669/2016, Апелляционное определение Астраханского областного суда от 30.05.2012 по делу N 33-1592/2012).

Как поступить, если работник предупредил об увольнении за меньший срок, чем предусмотрен законом

Если работник предупредил вас за меньший срок, чем обязан, и у него нет уважительных причин уволиться без отработки, а вы не согласны пойти ему навстречу, вы вправе настоять на увольнении в более позднюю дату. Она должна приходиться на последний день установленного срока предупреждения об увольнении.

Дополнительно рекомендуем попросить работника переписать заявление и указать в нем новую дату увольнения. Это позволит избежать рисков, например, признания такого увольнения незаконным.

Несмотря на то что сейчас суды, как правило, занимают сторону работодателя (см., например, Определение Московского городского суда от 26.01.2017 N 4г-0115/2017), ранее встречалась практика, когда в подобных ситуациях суд вставал на сторону работника (см., например, Обзор Красноярского краевого суда от 11.05.2007).

Можно ли уволить работника, который направил заявление об увольнении по почте

Да, можно, если работник направил вам заявление об увольнении по обычной почте, например заказным письмом (Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6). А если работник прислал вам заявление по электронной почте, принять такое заявление можно не всегда. Поэтому учтите следующее.

Вы должны оформить увольнение на основании заявления, полученного по электронной почте, если его направит дистанционный работник и заявление подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 4, 6 ст. 312.1 ТК РФ).

Полагаем, что недистанционный работник тоже может направить вам заявление по электронной почте, если подпишет его усиленной квалифицированной электронной подписью. В этом случае оно приравнивается к собственноручно подписанному документу на бумажном носителе согласно ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи. Однако официальных разъяснений по этому вопросу нет и судебная практика неоднозначна, поэтому рекомендуем попросить такого работника написать заявление на бумажном носителе.

Печать на приказе о приеме на работу ставить не следует

Сразу скажем, что ответ на вопрос, нужно ли ставить печать на приказах, зависит от того, какие бланки применяет организация. Если используются унифицированные формы приказов по личному составу, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то печать ставить не нужно. Объясняется это тем, что в данных бланках не содержится такого реквизита как печать организации (отдела кадров). Получается, что используя унифицированные бланки, например, №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», печать прикладывать не нужно.

Раньше, до апреля 2015 г., если на документах не было печати, последствия в этом случае могли быть печальными. При возникновении спора с контрагентом или с контролирующим органом. Документ, оформленный без печати, мог быть признан недействительным. Поэтому некоторые бухгалтера ставили оттиск печати на всех документах. Даже на тех, в которых оттиск не нужен.

С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.

Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.

Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28. Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.

Надо ли ставить печать на фирменном бланке?

Обязательного проставления основной печати требует не вся документация. Типы бумаг, которые должны быть заверены, зависят от вида деятельности предприятия.

Бумаги обобщенного типа относятся к первичной документации: они подтверждают акт проведения какой-либо юридической сделки. Все документы, относящиеся к первичным, проходят бухгалтерский учет.

При любых обстоятельствах сделки обязательна простановка штампов на документы, отпечатанные в соответствии с общепринятым нормативом. Если внутри организации используют документы с индивидуальной разработкой структуры, проставление печати на них остается на усмотрение руководителя.

Они относятся к внутренней документации: приказы нельзя использовать за пределами организации. Если работнику требуется копия документа для личного использования, штамп ставится только на копии. Оригинал документа заверяется только подписью.

Проставление штампа зависит от типа бланка. Если он относится к документам, подлежащим отчетности, на него обязательно ставят оттиск. Как правило, это доверенности и гарантийные письма, уполномочивающие физическое или юридическое лицо представлять интересы компании.

Если бланк выпущен на специальной бумаге с символикой организации, их не требуется заверять дополнительно.

Помимо основной документации, заверять необходимо договоры, акты и справки. Существует отдельный регламент на заверение трудовых книжек. При приеме на работу штамп ставится на титульную сторону первой страницы.

Любые изменения в анкетных данных (смена фамилии, адреса) заверяются проставлением второй печати на обратную сторону страницы. При увольнении рядом с соответствующей записью также проставляется печать организации.

В зависимости от внешнего вида, штампы могут быть:

Гербовыми. Помимо прочих данных, на них есть государственный герб Российской Федерации. Право использовать ее для заверения предоставляется только руководителям и должностным лицам из числа государственных органов.
Круглыми. Обязательна для каждой организации. Помимо наименования и адреса, на ней указывают номер свидетельства государственной регистрации.
Овальными и треугольными. Используются для внутренней документации (пропусков, пакетов, писем). Их нельзя проставлять на бумаги, подтверждающие финансовые операции.

Использование штампа с гербом лицами, не имеющими на это юридических прав, уголовно наказуемо. Остальные виды могут использовать юридические и физические лица.

Обязателен ли обходной лист

С точки зрения ТК РФ, подписание обходного листа, фиксирующего отсутствие финансовых и иных претензий к увольняющемуся, необязательно. Но во многих организациях, особенно, крупных, принято, чтобы перед увольнением сотрудник наносил визит начальникам отделов и собирал их подписи на документе.

Это тоже важно знать:
Инструкция по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении с сотрудника

Самым последним на обходном листе расписывается непосредственный руководитель работника. Наличие его визы означает, что увольняемый сдал числящиеся за ним товарно-материальные ценности, рассчитался по обязательствам перед компанией и должным образом передал все сведения и дела. После этого можно передавать ему для ознакомления приказ об увольнении по собственному желанию.

Увольнение «по собственному»: как обойти подводные камни

Следующий пункт, который содержит пошаговая инструкция увольнения сотрудника по собственному желанию, — срок предупреждения об уходе. По общему правилу, он равен двум неделям. Течение срока начинается со следующего после подачи заявления дня. В некоторых случаях он увеличивается или уменьшается:

до трех календарных дней — при увольнении в период испытания (ч. 4 статьи 71 ТК РФ);
до одного месяца, если увольняется руководитель организации (статья 280 ТК РФ);
до одного месяца — при уходе спортсмена, тренера, с которыми заключен договор на срок более четырех месяцев (ч. 1 статьи 348.12 ТК РФ).

В ТК РФ нет ни слова о том, что во время периода предупреждения следует обязательно выполнять рабочие функции. По этой причине заявление подают и в отпуске, и на больничном. Срок, предусмотренный на предупреждение, в этих случаях не продлевается. Он начинается не с даты, указанной в заявлении, а с той даты, когда работодатель его получит. Это значит, что к периоду предупреждения надо добавить время, необходимое для доставки бумаг по почте.

Кроме того, правила увольнения по собственному желанию предполагают, что по взаимной договоренности сторон уволить разрешается и до истечения двух недель или без отработки. Иногда такая поспешность является обязательной и регламентируется частью 3 статьи 80 ТК РФ. Это происходит:

при зачислении гражданина в учебное заведение;
при выходе сотрудника на пенсию;
при нахождении сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет;
в случае выявления нарушений со стороны работодателя (например, задержка заработной платы, отказ в предоставлении отпуска).

Нарушения из последнего пункта обязательно фиксируются специалистами Государственной инспекции по труду, профсоюзом, комиссией по трудовым спорам или в судебном порядке по заявлению работника. Такой порядок признан правильным в пункте 22 постановления пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2.

После того как положенный срок истек (или его сократили на законных основаниях), наступает сам день увольнения. Руководство организации издает приказ, который легализует увольнение по собственному желанию; запись в трудовой книжке делается на основании этого приказа, в нее вносят соответствующие реквизиты и даты.

Формы приказа (Т-8 и Т-8а) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Форму Т-8 заполняют при уходе одного работника, а форму Т-8а — если увольняются нескольких работников одновременно. Приказ составляют и в произвольной форме, но необходимо соблюсти все требования, предъявляемые законодательством к первичным документам: указать наименование, дату составления, реквизиты организации и основания для составления. Заполнение приказа, как правило, сложности не представляет. Важно не делать ошибок в Ф.И.О., должности и, тем более, дате ухода. Ее необходимо указать так, как в заявлении: если работник написал «с 17 мая», то уволить его необходимо 16 мая и эту дату указать в приказе. Если написано просто «17 мая», то и дату следует поставить эту же. Корректно заполненный приказ выглядит так:

В последний рабочий день руководство организации обязано выдать работнику все документы. Неисполнение этого требования является грубейшим нарушением трудового законодательства и влечет серьезные санкции для работодателя. Главный документ, который обязательно забирают перед тем, как уволиться по собственному желанию и больше не приходить на работу, — трудовая книжка. Если такой возможности по каким-либо причинам нет, работодатель обязан известить бывшего работника о необходимости забрать ее, после чего при неявке и с согласия человека ее направляют по почте. Кроме того, необходимо вернуть медицинскую книжку, документы об образовании и квалификации (если они хранились на предприятии) и выдать справку 2-НДФЛ и выписку СЗВ-СТАЖ, которой в 2019 году заменили выписку из отчета СЗВ-М.

Существует ряд документов, которые необязательно выдавать в день увольнения, но они предоставляются уволенному на основании его письменного запроса. К таким формам, в частности, относятся следующие:

трудовой договор (хотя его второй экземпляр выдается на руки в момент трудоустройства);
приказы, связанные с трудовой деятельностью (о приеме на работу, о повышениях и переводах, о премировании, об увольнении);
справка о размере заработной платы;
выписки из:
- СЗВ-М;
- СЗВ-СТАЖ;
- ДСВ-3, если были перечисления на накопительную часть пенсии;
- РСВ.

«>

Работник вправе обратиться за любыми документами, касающимися работы, и после ухода, когда ему потребуются какие-либо справки или локальные акты. По нормам статьи 62 ТК РФ, работодатель обязан их выдать в течение 3 дней.

Разберем вопрос, как правильно уволить сотрудника по собственному желанию в 2020 году в плане выплаты заработанных денег. В последний рабочий день производится полный расчет, в сумму которого входит заработная плата за отработанные дни, компенсация неиспользованного отпуска и другие выплаты. Выходное пособие, как правило, не выплачивается. Но если такая возможность указана в трудовом договоре, руководство организации это сделает. Правда, тогда сумма не является компенсационной и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

При оформлении приказа о прекращении сотрудничества по любому основанию независимо от применяемой в компании формы бланка следует обратить внимание на корректность заполнения обязательных реквизитов. Любые неточности или ошибки при возникновении споров могут быть истолкованы не в пользу нанимателя и привести к восстановлению уволенного на работе с выплатой недополученного заработка.

Оформление увольнения – важное действие, поэтому все документы выглядеть должным образом. В связи с этим возникает вопрос: нужна ли печать на приказе об увольнении? Так вот, оттиск печати ставить на приказе об увольнении по собственному желанию (так же, как и на любом другом приказе об увольнении) необязательно. Правда, если руководитель организации хочет заверить свою подпись на приказе печатью, никто не запрещает ему это сделать.

Существует единая форма заполнения распоряжения о расторжении трудового договора – Т-8, закреплена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. В форму нужно написать следующие данные:

наименование организации;
номер и дата регистрации;
название;
данные трудового договора;
дата увольнения (то есть каким числом составлять);
Ф.И.О. служащего;
табельный номер;
структурное подразделение;
название должности;
основание издания акта (причина);
реквизиты бумаги, которая является основанием издания акта;
подпись руководителя с расшифровкой;
подпись сотрудника и дата ознакомления с предписанием;
информация о рассмотрении вопроса об увольнении профсоюзным органом.

Большинство пунктов не требуют каких-либо пояснений, однако на ряд моментов хотелось бы обратить внимание.

Основание издания акта (причина). При внесении этой информации необходимо точно следовать нормам ТК, а также указать номер статьи.

Пример записи: «По инициативе работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ».

Реквизиты бумаги, которая является основанием издания акта. В случае разрыва договора по собственному желанию трудящегося это будет личное заявление.

Пример записи: «Личное заявление Иванова И.И. от ….. ».

Мнение профсоюзного органа.

Что делать, если дата расторжения трудовых отношений выпадает на выходной день? Подобное возможно, когда дата обусловлена истечением определенного периода времени: двухнедельная отработка или предупреждение за два месяца о грядущем сокращении штата.

Ответ на вопрос о действиях кадровика содержится в ст. 14 ТК РФ: если последний день работы приходится на нерабочий день, то он переносится на ближайший следующий рабочий день.

ТК РФ, Статья 14. Исчисление сроков

Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.

Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.

Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

В первой ситуации – указать, что ознакомление невозможно, так как неизвестно местонахождение служащего.
Во втором случае – отметить дату ознакомления и сделать приписку об отказе от подписания, а также составить акт, который должны подписать не менее трех свидетелей отказа.

Нужна ли печать «Для документов», если есть приказ о праве подписи?

У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.

Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.

Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.

Печать на приказах

Многие интересуются этим вопросом. Приказы – это внутренние распорядительные документы той или иной организации. Обычно они не требуют специального заверения и подтверждения подлинности. Потому и в законодательстве нет ни четких требований, ни запретов по поводу печати на этих бумагах.

Нужно ли ставить на приказах по личному составу печать организации?

Работодатель вправе разработать собственную форму приказа об увольнении. Однако проще воспользоваться унифицированной формой Т-8 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

С приказом об увольнении по собственному желанию работодатель обязан ознакомить под роспись увольняющегося работника (ст. 80 ТК РФ).

Кроме того, работнику по его требованию выдается копия приказа об увольнении по собственному желанию (ст. 62, 84.1 ТК РФ).

Кстати, если у работодателя нет возможности ознакомить работника с приказом об увольнении или же работник отказывается от ознакомления с ним (что маловероятно при увольнении по собственному желанию), на приказе делается соответствующая запись (ст. 84.1 ТК РФ).

Скажите пожалуйста, нужна ли печать организации на приказе о приеме на работу. на приказе об увольнении и т.п. ? Спасибо.