Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: доплачиваем за замещение временно отсутствующего работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
Если в организации нет вакантных должностей
Многих работодателей интересует: можно ли в случае отсутствия вакантных должностей поручить штатному работнику дополнительную работу путем заключения гражданско-правового договора?
Обратимся к гражданскому законодательству. В соответствии с п. 2 ст. 1 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
Как оформить временное исполнение обязанностей
Замещение всегда оформляется тремя документами, один из которых – приказ о назначении на должность временно отсутствующего работника. Второй документ – зависимо от обстоятельств:
- предварительное письменное предложение выполнять дополнительные функции и соответствующее согласие работника (может быть оформлено одним документом);
- заявление работника с просьбой временно поручить выполнение дополнительной трудовой задачи.
Третий – зависит от выбранного способа оформления замены. Соответственно, это могут быть:
- срочный трудовой договор – при совместительстве и аутсорсинге;
- дополнительное соглашение к трудовому договору – при совмещении;
- двустороннее соглашение – при переводе.
Временный перевод, перемещение
Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ).
Исполнение трудовых функций отсутствующего работника подразумевает, конечно же, временный перевод. Как и постоянный перевод, временный перевод для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, осуществляется с согласия работника. При этом срок такого перевода составляет период до выхода замещаемого сотрудника на работу.
Перевод оформляется соглашением между работником и работодателем, в котором помимо срока и условий перевода могут устанавливаться и другие условия работы по замещаемой должности. При подписании соглашения работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией (при наличии различий в трудовых обязанностях) и другими локальными документами, имеющими отношение к замещаемой им должности (инструкцией по технике безопасности и т.п.).
Заявление об исполнении функций временно отсутствующего работника
Одним из вариантов оформления письменного согласия на замещение отсутствующего работника может являться заявление. Такой документ составляется в стандартной для заявлений форме и должен включать в себя:
- наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя, на чье имя направляется заявление;
- данные сотрудника, который обращается к руководству с просьбой (Ф. И. О., адрес, должность, структурное подразделение, табельный номер);
- основной текст, содержащий просьбу о замещении отсутствующего работника, с указанием предполагаемого срока такой подмены и формы замещения (совмещение должностей или временный перевод);
- дату;
- подпись автора заявления.
Таким образом, порядок оформления замещения временно отсутствующего работника напрямую зависит от формы замещения, которую определяет руководство организации совместно с привлекаемым к замене сотрудником.
На сегодняшний день не существует унифицированного бланка для составления приказа о замещении временно отсутствующего работника. Распоряжение составляется в свободной форме.
Написать приказ рекомендуется на фирменном бланке организации. На нём уже изложены все необходимые реквизиты предприятия. Если такового в наличии не оказалось, распоряжение может быть составлено на чистом листе бумаги формата А4, однако в таком случае придётся прописывать сведения об организации вручную.
Исполнить текст документа разрешается одним из двух стандартных способов: в рукописном виде с помощью чёрной или синей шариковой ручки и в машинописном варианте при помощи компьютерных средств. Выбор лежит на плечах составителя. Необходимо учесть, что приказ будет обладать равной юридической силой вне зависимости от выбора способа изложения текста.
Как оформить замещение работника?
Если работник уходит в отпуск на несколько дней, то необходимости искать замену у работодателя обычно не возникает. Но если отпуск длительный, например, декретный, то следует найти нового работника или поручить кому-либо выполнение этих обязанностей.
Работодатель может поступить следующим образом:
| Как поступить работодателю |
Метод замещения |
| Замещение собственными силами | Привлечение работника со стороны |
| Совмещение обязанностей | Внешнее совместительство |
| Увеличение объема работы | Срочный трудовой договор |
| Временный перевод на другое место работы | |
| Внутреннее совместительство |
В отличие от совмещения, совместительство предусматривает выполнение работы за пределами основного рабочего времени. Это может быть неполный день (до 50% рабочего времени), если по основному месту труда такой же распорядок для, либо полное время работы (например, если сотрудник работает сменами).
Тут нужно выделить такие моменты:
- фактически это еще одно трудоустройство (совместитель может быть внутренним и внешним);
- может быть на постоянной основе (тогда отпадает необходимость поиска сотрудника на вакансию);
- пользуется всеми льготами и привилегиями, что и обычные штатные сотрудники, имеет дополнительные привилегии при оформлении отпуска (в тот же период, что и по основной работе);
- работник обязан полноценно выполнять трудовые функции по основном и дополнительном месте работы.
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1 от Алены: Мой начальник уходит в отпуск на 28 дней, говорит, что замещать его буду я (замначильника). Будут ли мне что-то доплачивать? Могу ли я отказаться от замещения?
Ответ: Да, можете отказаться. Возложить дополнительные обязанности можно только на основании вашего согласия. Если согласитесь письменно, оформляется приказ о замещении и доплате.
? Вопрос 2 от Сергея: Директор уходит в отпуск, но периодически выходит на работу и выполняет свои обязанности. Нужно ли оформлять замещение?
Ответ: Если работник ушел в отпуск, он не должен выходить на работу и выполнять должностные обязанности. Это нарушение права сотрудника на отдых по ТК РФ. При проверке могут быть проблемы из-за этого. Лучше оформить приказ о замещении и возложении обязанностей на другого работника на период отсутствия.
? Вопросы от Инны: Достаточно ли будет составить дополнительное соглашение к трудовому договору на время возложения обязанностей, где будет прописан размер доплаты?
Ответ: Нет, ТК РФ требует письменного согласия работника и приказа об объеме работы и размере доплаты.
Если остались вопросы по теме, задайте их в комментариях ниже.
Временный перевод сотрудника
Особенности и порядок осуществления временного перевода указаны в статье 71 ТК РФ. При этом, в большинстве случаев, перевод включает в себя изменение трудовых функций конкретного работника. Если говорить о переводе на время отсутствия основного сотрудника, можно сказать, что новому служащему вменяются его обязанности в официальном порядке.
В соответствии с установленными правилами перевод может быть осуществлен:
- На срок до одного календарного месяца. В некоторых случаях оформление такого перевода может быть осуществлено даже при отсутствии согласия самого сотрудника. Однако это будет законно только в экстренных ситуациях, например, при необходимости устранения производственной аварии либо при иных важнейших факторах и обстоятельствах.
Еще одним важным нюансом будет являться тот факт, что оформление временного перевода станет возможным лишь в том случае, если текущая квалификация сотрудника позволяет ему принять на себя дополнительные функции временно отсутствующего работника. Например, юрист не сможет взять на себя обязанностей бухгалтера и т.д. За соблюдением данных правил всегда должен следить работодатель, так как при наличии определенных нарушений все последующие претензии от уполномоченных организаций будут предъявляться именно ему. - На срок более одного месяца. Следует отметить, что конкретная дата окончания действия временного перевода может быть вообще не указана во всех основных документах. Например, там допускается указание стандартной формулировки – «до момента выхода основного сотрудника». В большинстве случаев, для оформления временного перевода на срок от одного месяца и более работодателю необходимо будет получить официальное согласие от своего подчиненного. Исключением будут являться лишь ситуации, при которых перевод не приводит ни к каким, даже к самым мельчайшим изменениям условий существующего трудового договора. В таком случае, работодатель вправе оформить приказ, а также иные требуемые документы, без получения предварительного согласия от своего подчиненного.
Особенности оплаты временного замещения основного сотрудника
Многих работников, которые намерены принять на себя дополнительные обязанности отсутствующего сотрудника, волнуют справедливые вопросы о том, каким именно образом будет рассчитана надбавка к их основной заработной плате. Сразу следует пояснить, что современные нормы трудового законодательства никак не регулируют данный вопрос. Следовательно, установление порядка оплаты целиком и полностью возлагается на руководителей.
В большинстве случаев начальник основывается на размере регулярного заработка временно отсутствующего сотрудника. Именно эта сумма и прибавляется к сумме доходов работника, который его заменяет.
Однако при необходимости работодателем может быть разработана и иная схема предоставления компенсации. Главное, чтобы этот важный вопрос был оговорен между сторонами трудовых правоотношений заранее, во избежание дальнейших споров и взаимных претензий. В том случае, если сотрудник предварительно согласился с совмещением в устной форме, однако потом увидел сумму надбавки и передумал – он вправе дать работодателю отказ.
Доплата замещающему сотруднику
Согласно статье 151 ТК РФ доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника равняется величине, оговоренной в соглашении сторон.
Поэтому сумма оплачивается по усмотрению руководителя, может достигать 100 % зарплаты отсутствующего работника.
Но, чаще всего, временное исполнение обязанностей, выступает в формате совмещения, а, значит, назначенный сотрудник физически не справится с полным объемом дополнительной работы.
Поэтому в среднем доплаты за совмещение достигают 30-50% от суммы оклада, при этом они фиксируются в коллективном договоре и положениях об оплате труда.
Оплатить добавку за исполнение обязанностей можно:
- в процентном соотношении к заработку;
- в твердой сумме;
- в полном объеме пропорционально отработанному времени.
Ограничения для временного перевода работника
Как было сказано выше, для оформления перевода могут быть определенные ограничения. Поэтому сначала проверьте все имеющиеся основания, а только потом оформляйте перевод.
Рассмотрим некоторые ограничения. Так, например, нельзя делать перевод:
- если у совместителя и у замещаемого сотрудника работа связана с вредными или опасными условиями труда;
- для несовершеннолетнего работника, если при переводе предусмотрен вахтовый метод работы;
- для женщин, когда замещаемая работа связана с подъемом грузов вручную, норма которых превышает допустимые для женского труда.
Если ограничений для подготовки временного перевода не нашли, можно приступать к оформлению допсоглашения. Об этом далее.
Совмещение должностей – что это такое
Совмещение представляет собой увеличение объема трудовых обязанностей конкретного субъекта на размер таких же обязанностей другой должности. Фактически, совмещение вакансий представляет собой приобретение дополнительной нагрузки без отрыва от основной рабочей деятельности. За подобный труд субъекту также предполагается дополнительное вознаграждение. В то же время, замещение должности – это полное освобождение от привычных обязанностей субъекта на время работы по другому профилю.
Также необходимо понимать разницу между совмещением должностей и профессий. Совмещение должностей представляет собой исполнение обязанностей в сфере руководства, особой работы высокопрофессиональных специалистов, а также служащих. Совмещением профессий, в свою очередь, является исполнение трудовых обязанностей в сфере рабочей направленности.
Так, если управленец решает привлечь сотрудника к дополнительным работам без его отрыва от основной деятельности, ему необходимо:
Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска
Если сотрудник уходит в ежегодный отпуск, подобное временное замещение не составляет для компании проблем. Однако если женщина оформляет отпуск по БиР, то подобный период может затянуться на 1,5 или даже 3 года с правомерным сохранением должности за конкретной сотрудницей.
Поэтому, как показывает практика, на подобные периоды наиболее часто нанимается сторонний человек для работы по временному контракту. Однако не менее распространенные варианты совместительства, когда штатный сотрудник берет дополнительную нагрузку на время отсутствия коллеги.
Также в соответствующей части приказа прописывается основание для замещения или совмещения вакансий, которым выступает документ о назначении отпуска сотруднику.
В обстоятельствах, когда в отпуск уходит начальник компании, он может распределить свои обязанностей между двумя и более подчиненными, оформив для этого соответствующее распоряжение. Наиболее часто обязанности управленца распределяются между его непосредственными заместителями и главным бухгалтером.
Замещение – это временный перевод сотрудника с одной должности на другую, обусловленный производственной необходимостью, в т.ч. для выполнения работы за временно отсутствующего работника. При этом заключается письменное соглашение между работником и работодателем. То есть во время замещения сотрудник будет выполнять обязанности, которые не предусмотрены его должностной инструкцией. От своих основных обязанностей он будет освобожден на все время замещения. Заработная плата в таком случае либо остается на прежнем уровне, либо повышается, но ниже среднего заработка по основной должности она быть не может.
В случае чрезвычайных обстоятельств (катастрофы, землетрясения и т.п.) работодатель может перевести сотрудника на работу по иной должности, не предусмотренной трудовым договором, без его согласия, например, когда необходимо заменить отсутствующего работника, но не более чем на 1 месяц. При этом для работы по более низкой квалификации требуется письменное согласие сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ)
Для отслеживания текучки кадров и кадровых перестановок в организациях заполняют штатное замещение. Это необязательная, но в случае большого количества замещаемых должностей, крайне удобная форма. Она представляет собой расширенное и дополненное штатное расписание, в котором содержится информация о замещаемых на данный момент должностях и сотрудниках, которые их занимают.