Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Важно знать: какие документы выдаются на руки сотрудникам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т.?д.), или в день обращения (приказ об увольнении).
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Директор И. И. Зеленов
Выписка верна
Секретарь Белова О. Е. Белова
20.09.2017
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка
из трудовой книжки серии XХ № 211111
| Фамилия | Серов | |
| Имя | Дмитрий | |
| Отчество | Олегович | |
| Дата рождения | 14.02.1990 | |
| Образование | Среднее профессиональное | |
| Профессия, специальность | техник | |
| Дата заполнения | 11.05.2012 |
Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.
Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких?либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.
Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.
В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.
Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.
Из описанного нами можно вычленить несколько формообразующих основ отношений между работником и работодателем, которые должны понимать обе стороны вопроса. В частности, речь идет о том, что без осознания прав и обязанностей, предписанных Трудовым Кодексом, а также элементарного уважения тяжело, к сожалению, избежать множества проблем и разногласий. Согласитесь, сотрудник, особенно уволенный, не стал бы обращаться к вам с требованием предоставить те или иные документы, если бы знал наверняка, что они ему не пригодятся ни на текущий момент времени, ни в последующем. Во многом, эта потребность в документах является необходимостью для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же для того, чтобы отправить ребенка в детский сад. Постарайтесь не воспринимать его запросы в штыки, но и себя в обиду не давайте. А в этом помимо вежливости поможет еще и знание основ кадрового делопроизводства.
Желаем вам успехов и взаимопонимания с вашими коллегами!
Вопрос первый: может ли сотрудник запрашивать документы у своего прежнего работодателя?
Исходя из буквального толкования статьи 62 ТК РФ, за получением копий документов может обратиться именно работник. Однако в связи с упоминанием в статье обязанности предоставлять копии приказов об увольнении с работы, суды нередко трактуют данное положение как обязанность выдать документы и уволенному сотруднику в том числе. При этом не важно, в какой срок после прекращения работы бывший работник обратился за документами.
Такой подход к трактованию положений данной статьи использовал Омский областной суд в Апелляционном определении от 11 июля 2012 года по делу № 33-4169/12. В этом определении суд отдельно отметил, что не имеет значения срок, в течение которого бывший работник обратился за выдачей копий документов, связанных с работой, поскольку законодательством не предусмотрено ограничения ни по периоду, ни по сроку давности при обращении работника или бывшего работника за документами, связанными с трудовой деятельностью в организации. В решении Челябинского областного суда от 13 сентября 2017 года по делу № 7-2192/2017 также делается акцент на том, что в Трудовом кодексе нет ограничения периода времени, в течение которого бывший работник может обратиться за получением копий документов, связанных с работой. На основании этого, суд обязал работодателя предоставить бывшему работнику документ, за выдачей которого он обращался.
Справка о заработной плате с места работы
Справка о заработной плате с места работы может вам потребоваться для различных целей — в Пенсионный фонд для расчёта и начисления пенсии, для центра занятости, для получения различных пособий и субсидий.
И тут иногда возникают препятствия. Вы приходите в бухгалтерию с просьбой выдать вам справку о средней заработной плате, а вам говорят, у нас много работы, приходите через месяц. Приходите через месяц — бухгалтер на больничном, и справку о зарплате вам даже и не обещают выдать. Бухгалтер выздоравливает, и ваши хождения повторяются с различными вариациями. То сейчас идёт расчёт зарплаты, то конец года. Некоторые работники даже жалуются на то, что им просто отказываются дать справку с места работы о зарплате, тогда как такая справка нужна срочно, например, для получения субсидий или в Пенсионный фонд для расчёта суммы пенсии. Особенно это касается бывших работников предприятия, им в получении справок о средней заработной плате отказывают особенно часто и без всяких причин.
Так что же делать? Ждать милости бухгалтерии? А если без справки о зарплате срывается получение субсидии на оплату жилья или в ПФР вам не начислят пенсию вовремя?
Вы зря столько времени ждали и просили! Вам обязаны выдать справку с места работы о зарплате, о стаже работы и прочих обстоятельствах, связанных с вашей работой на данном предприятии. И сделать это должны не более чем через три рабочих дня! Думаю, бухгалтерия будет очень удивлена этим.
Итак, если вам отказываются выдать справку о зарплате или о стаже, пишите официальное заявление с просьбой выдать нужный документ. В тексте заявления ссылаетесь на статью 62 Трудового кодекса РФ. Для сведения приведу эту статью полностью.
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть «заверены» надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Обратите внимание, что статья 62 относится не только к работающим у данного работодателя в настоящее время, но и к тем, кто работал ранее, независимо от того, сколько времени прошло с момента увольнения. Так что и через 10 лет, и через 20 вы можете потребовать у работодателя нужные вам справки о стаже и размере зарплаты.
Пример такого заявления вы можете посмотреть и скачать здесь.
Вопрос первый: может ли сотрудник запрашивать документы у своего прежнего работодателя?
Исходя из буквального толкования статьи 62 ТК РФ, за получением копий документов может обратиться именно работник. Однако в связи с упоминанием в статье обязанности предоставлять копии приказов об увольнении с работы, суды нередко трактуют данное положение как обязанность выдать документы и уволенному сотруднику в том числе. При этом не важно, в какой срок после прекращения работы бывший работник обратился за документами.
Такой подход к трактованию положений данной статьи использовал Омский областной суд в Апелляционном определении от 11 июля 2012 года по делу № 33-4169/12. В этом определении суд отдельно отметил, что не имеет значения срок, в течение которого бывший работник обратился за выдачей копий документов, связанных с работой, поскольку законодательством не предусмотрено ограничения ни по периоду, ни по сроку давности при обращении работника или бывшего работника за документами, связанными с трудовой деятельностью в организации. В решении Челябинского областного суда от 13 сентября 2017 года по делу № 7-2192/2017 также делается акцент на том, что в Трудовом кодексе нет ограничения периода времени, в течение которого бывший работник может обратиться за получением копий документов, связанных с работой. На основании этого, суд обязал работодателя предоставить бывшему работнику документ, за выдачей которого он обращался.
Разрешается также использовать несколько решений для таких ситуаций:
- С помощью ксерокса.
- Допустимый вариант – создание скана, а потом – распечатка.
Главное – чтобы размер распечатанной версии соответствовал оригиналу.
Копия трудовой книжки и любых других документов создаётся полная, либо частичная. Например – когда нужны определённые листы. Но копия титульной страницы нужна при любых обстоятельствах. Обязательно давать ссылку на место, где хранится подлинник. В этом случае указывают такую информацию:
- Дата.
- Номер дела.
- Наименование фирмы.
На всех листах, которые скопированы, ставят отметку о том, что информация верна. На последней странице отдельно руководитель сообщает о том, что работа гражданина в данной организации в настоящее время продолжается.
К важным условиям относят нумерацию, прошивку листов. На месте прошивки тоже должно присутствовать определенное количество сведений:
- Общее количество страниц.
- Подпись ответственного лица.
- Печать.
Каждая страница содержит ФИО руководства вместе с полной расшифровкой. Отдельно стоит пост, занимаемый в компании директором. Печать должна частично охватывать текст, но последний остаётся читаемым, это важно.
Дубликаты трудовой книжки отличаются разным временем действия, в зависимости от места требования:
- Три месяца со дня выдачи в случае с визами.
- Один месяц для банков и органов соцзащиты, ПФР.
- Некоторые финансовые организации накладывают свои ограничения до 3-5 дней или до 14.
Если присутствует нотариальное оформление, любые ограничения по времени снимаются. Главное – чтобы после выдачи такой копии в оригинале не появились новые записи.
Лучше заранее проводить консультации в компании, которая требует копию. Её сотрудники подробно расскажут о способе оформления и времени, на протяжении которого информация продолжает действовать.
Ст. 62 ТК РФ и заявление БЫВШЕГО работника выдать копии документов
Процедура увольнения сопровождается выдачей работнику документов. Каждый работодатель сталкивается с вопросами: существует ли перечень таких документов и каковы правовые основания их предоставления?
Каковы последствия в случае задержки или отказа работодателя в их выдаче? Как складывается судебная практика по этим вопросам? Ответы вы найдете, ознакомившись с материалами актуальной темы. Трудовая книжка выдается в день увольнения без заявления работника Обязанность выдачи трудовой книжки установлена ч. Как видите, кодекс не содержит конкретного перечня связанных с работой документов, выдаваемых при увольнении.
Сказано лишь о том, что они выдаются по письменному заявлению работника. Исходя из упомянутой нормы, можно сделать вывод о том, что все выдаваемые документы, делятся:. ТК РФ от Документы, связанные с работой, должны выдаваться в течение трех дней О копиях документов, связанных с работой, и сроке их предоставления сказано в ст.
Таким образом, работодателю на подготовку документов законодатель выделил три дня. Если по истечении трех рабочих дней со дня подачи заявления работодатель не выдаст необходимую справку, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд.
За несвоевременную выдачу трудовой книжки придется возместить не полученный работником заработок. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:. Те же требования содержатся и в п. Период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки признается временем вынужденного прогула, за который работнику должен быть выплачен средний заработок п.
Отправлять уведомление о получении трудовой книжки нужно вовремя Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от Сотрудница подала в суд на бывшего работодателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки, обязании изменить дату увольнения и выдать трудовую книжку, взыскать невыплаченную зарплату, неустойку за задержку зарплаты, а также взыскать компенсацию за время вынужденного прогула и морального вреда.
В день увольнения женщина присутствовала на рабочем месте, однако книжку не получила. Работодатель спохватился не сразу, а спустя почти три месяца после увольнения и отправил бывшей сотруднице уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на ее отправление почтой. Уведомление было направлено Трудовую книжку дама получила только в период рассмотрения дела Последним днем работы женщины был Суд обязал компанию выплатить заработок с В итоге за указанный период вынужденного прогула организация выплатила бывшей сотруднице 36 рублей, изменив при этом дату увольнения на Трудовую книжку нужно выдать даже в случае, если уволенный ее не предоставлял Суд обязал выдать трудовую книжку, хотя уволенный ее не приносил.
Менеджер компании уволился по собственному желанию, однако не получил своевременный расчет и трудовую книжку. За выдачей документа и компенсацией, в том числе и моральных страданий, работник обратился в суд.
Первая инстанция заявителю отказала, так как согласно показаниям свидетелей специалист не отдавал трудовую книжку бывшему работодателю. Однако в апелляции арбитры указали, что данное обстоятельство не освобождает компанию от оформления сотруднику новой трудовой книжки при приеме на работу, а также от приглашения забрать документ после увольнения или направления бумаг почтой, как это устанавливает ТК РФ.
Примечание редакции: Надо сказать, что такая позиция встречается довольно часто, однако случались и прецеденты, когда суд приходил к мнению, что оформлять трудовую книжку нужно лишь по заявлению сотрудника. Без такового навязывать бланк работникам не надо Апелляционное определение Оренбургского областного суда от Во избежание конфликтных ситуаций перед его оформлением рекомендуем попросить сотрудника написать соответствующее заявление.
Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки Верховный суд Республики Марий Эл в Апелляционном определении от Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка на вышеуказанном основании, являются:. При этом обязанность доказывания указанных обстоятельств возлагается на бывшего работника истца.
Как освободиться от ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения Минтруд напомнил: ст. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Минтруд выразил мнение, что данное уведомление работодатель может отправить не только по почте с уведомлением по адресу работника, указанному в трудовом договоре, но и любым другим способом, позволяющим доказать факт его отправки.
После получения от работника согласия на отправку трудовой книжки по почте работодателю следует отправить трудовую книжку по адресу, указанному работником. Свое согласие работник должен выразить в письменной форме — только она может доказать факт направления согласия. Кроме того, положениями названной статьи предусмотрена возможность выдачи трудовой книжки по письменному обращению работника в течение трех дней со дня обращения.
В этом случае трудовая книжка не отправляется по почте, а выдается работнику. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению: обязательна ли подача заявления от работника В соответствии с п. То есть в законе четко прописана обязанность предоставления работодателем справки, заявление же от работника требуется лишь в случае его обращения к работодателю после прекращения трудовых отношений.
Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого документа ст. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по форме н по почте.
Если в день увольнения выдать справку работнику не получается, то ему необходимо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление нужно отправить по адресу места жительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме п. Федеральный Закон от Форма справки утверждена Приказом Минтруда РФ от Справку сотрудник предъявит своему будущему работодателю.
Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха. Отметим, что невыдача справки повлечет предупреждение или наложение административного штрафа в соответствии с ч. При увольнении сотруднику нужно выдать справку 2-НДФЛ Для выдачи этой справки от работника потребуется заявление. Об этом прямо сказано в п. Заметим, что бланк справки и само ее название недавно изменились.
Начиная с года выдавать надо уже новый бланк справки. Выдать справку согласно ч. НК РФ часть вторая от НК РФ не предусматривает ответственности за нарушение сроков выдачи справки о доходах и суммах налога физлица и справки 2-НДФЛ физлицу. Однако нарушение сроков или отказ в выдаче справки может грозить административным штрафом ст. Период, за который страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения по форме СЗВ-М, законодательством не установлен п.
Кроме того, чиновники разъяснили, зачем вообще могут понадобиться формы персонифицированных сведений. Дело в том, что эта информация может быть использована застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете.
Москве и МО от Информация в обе формы вносится исключительно об увольняющемся работнике. Выдать нужно именно выписку, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального персонифицированного учета относятся к категории конфиденциальной информации п. Такая выписка выдается на руки. Нормативно не урегулировано, что делать работодателю, если в день увольнения работник отсутствовал.
Комментарий к статье 62 ТК РФ
Комментируемая статья устанавливает право работника потребовать от работодателя копии документов, связанных с работой. Перечисленные документы должны быть выданы работнику не позднее трех дней со дня подачи письменного заявления работника и должны быть заверены надлежащим образом (подпись руководителя или уполномоченного им лица, печать организации (предприятия, учреждения), проставлены номер и дата выдачи, т.е. все необходимые для документа реквизиты). Если работнику выдается копия документа, то на нем помимо указанных реквизитов делается отметка о том, что подлинник документа находится в данной организации (предприятии, учреждении).
Перечень документов не является исчерпывающим. Работник может, например, потребовать от работодателя характеристику для участия в конкурсе на выборную должность и работодатель обязан ее выдать, так как необходимым условием участия в конкурсе является представление документов, среди которых упоминается и характеристика с места работы.
Как производится выдача справок работникам?
В ст. 62 ТК РФ не конкретизировано, копии каких именно документов работодатель обязан выдавать сотрудникам. Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под роспись (Определение Липецкого областного суда от 04.05.2011 N 33-1154/2011). Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу.
Из авторитетных источников Анохин А.В., Роструд «Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень выдаваемых документов. Единственное условие для их выдачи — документы должны быть связаны с работой данного работника. Не исключена ситуация, когда работнику могут понадобиться и копии локальных актов (в частности, правил внутреннего распорядка), например для отстаивания своих интересов в суде. И в таком случае у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы отказать работнику в выдаче копий таких документов. То, что работник был ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами, не влияет на право работника требовать их копии для защиты своих интересов».
Получается, что работник вправе требовать копии названных локальных актов.
Однако есть и такие локальные акты, которые однозначно касаются не всех работников. Это, к примеру, Положение о филиале организации.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
Работодатель ведет учет времени (ст. 91 ТК РФ), фактически отработанного каждым работником, используя при этом унифицированную форму первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1; далее — Постановление N 1).
Какие документы необходимо выдать работнику при увольнении? К какой ответственности привлекут работодателя за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику? Всегда ли работодатель должен выплачивать работнику компенсацию в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки? Обязан ли работодатель выдавать уволенному сотруднику по его просьбе копии локальных нормативных актов?
Например, компания не желает делать выписку из табеля учета рабочего времени, аргументируя отказ тем, что в документе содержится информация о других сотрудниках. Такой отказ могут посчитать незаконным, так как специалист имеет право получать сведения, касающиеся его работы.
При этом на основании п. 1 ст. 15.1 Федерального закона № 255-ФЗ ответственность за недостоверные сведения, содержащиеся в справке о сумме заработка, несут как юридические (организации, которые являются страхователями по отношению к своим работникам), так и физические лица (индивидуальные предприниматели, выступающие в качестве страхователей).
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладов по каждой штатной единице.
Первая инстанция заявителю отказала, так как согласно показаниям свидетелей специалист не отдавал трудовую книжку бывшему работодателю.
В последнем случае это могут быть:
- копии приказов – о приеме на работу, переводе на новую должность или в другое подразделение, распоряжений о поощрениях и отпусках;
- копии документов, связанных с учетом рабочего времени – табели, приказы о привлечении к работе сверхурочно и в выходные дни, графики работ;
- справка о времени работы у данного работодателя;
- копия трудового договора.
Сотрудница подала в суд на бывшего работодателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки, обязании изменить дату увольнения и выдать трудовую книжку, взыскать невыплаченную зарплату, неустойку за задержку зарплаты, а также взыскать компенсацию за время вынужденного прогула и морального вреда.
Какие документы нужно выдавать сотрудникам
При увольнении сотрудника работодатель, помимо трудовой книжки, должен выдать на руки еще ряд документов. Часть из них выдается по запросу уволенного сотрудника, а некоторые документы нужно выдать обязательно. Как расстаться с сотрудником безболезненно и избежать претензий, расскажем в данной статье.
Работодатель обязан выдать уволенному работнику в день увольнения справку о сумме заработка за два календарных года. Такая обязанность вменяется компании п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .
Справка пригодится работнику на новом месте работы, если он, например, заболеет. Справку нужно заполнить по форме, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н .
По просьбе работника необходимо выдать ему справку о зарплате за последние три месяца. С такой справкой работник может встать на учет в службу занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).
Работодатель при увольнении работника должен представить ему данные персучета (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ).
Указанные данные содержатся в следующих отчетных формах:
- СЗВ-М;
- СЗВ-СТАЖ (выдается с 2017 года);
- раздел 3 расчета по страховым взносам (действует с 2017 года);
- раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (если нужны данные за периоды до 2017 года).
Сведения выдаются в виде выписки из перечисленных форм. Полностью форму уволенному сотруднику выдать нельзя, так как в ней содержатся персональные данные и других работников. Конечно, если в компании трудится всего один человек, можно выдать непосредственно указанные формы, заверенные должным образом.
Обратите внимание, что закон не предусматривает выдачу данных персучета на основании письменного заявления. Таким образом, это прямая обязанность работодателя. Выдать данные о начисленных взносах и стаже работодатель обязан наравне с трудовой книжкой.
Законодательство не конкретизирует период, за который нужно выдать данные персонифицированного учета. Поэтому период работодатель определяет сам.
Ответственность за невыдачу сведений персучета законодательством не предусмотрена. Но сотрудник может обратиться в суд и, возможно, выиграет дело.
Бухгалтер, получивший соответствующее образование, должен знать основы кадрового дела – это ни для кого ни секрет. Однако, давайте быть честными – «основами» не всегда можно обойтись. Обычно наш коллега предпочитает оформить сотрудника на работу, а далее его уволить без каких бы то ни было последствий, и и на этом дело кончено. К сожалению, так бывает не всегда, и бухгалтеру приходится в период трудоустройства сотрудника выдавать ему всевозможные справки, копии и многое другое. Потом еще при увольнении и после него даже спустя несколько лет что-то может потребоваться еще. В виду этого, все документы, о которых сейчас пойдет речь, можно условно поделить на те, которые выдаются в период трудоустройства работника и те, что выдаются в момент и после его увольнения.
Выдачу документации работникам и порядок работы бухгалтера-кадровика регламентируется статьей 62 Трудового Кодекса РФ. Согласно ней, работник вправе в устной форме запросить:
-
Выписку из трудовой книжки;
-
Копии приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, а также увольнении (прописано в статьях 69 и 84.1 Трудового Кодекса РФ);
-
Всевозможные справки о заработной плате;
-
О начисленных и уплаченных страховых взносах;
-
О периоде работы у данного работодателя.
В общем-то, на первый взгляд, здесь нет ничего сложного. Мы решили проверить, существует ли судебная практика, в основе которой лежат противоречия между работниками и работодателями по всем этим «бумажным» делам, и мы были удивлены, когда обнаружили их большое множество.
Обычно проблемы начинают возникать уже после увольнения работника. Большинство наших коллег склонны полагать, что раз сотрудник ушел и трудоустроился в другой организации, то и дело с концом. Это однозначно ложное утверждение. В судебной практике имеют место разбирательства, в основе которых уволенные или уволившиеся сотрудники не могли добиться от своего бывшего руководства такие документы, как положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации. В теории можно предположить, что владельцы бизнеса просто не хотят распространять локальные акты компании всем тем, действия которых они не смогут «проконтролировать» в будущем. Смеем предположить, что это происходит просто от незнания трудового законодательства. Так, по мнению судей, при запросе бывшего сотрудника компания, да, обязана выдать, к примеру, акты о несчастном случае, однако, можно предоставить только ту его часть, где речь идет непосредственно об обратившемся работнике. То же самое касается и остальных документов. Если пойти по этому пути, то и закон не будет нарушен и споры с работником должны сойти на «нет». Другое дело, когда компания сталкивается с откровенной безграмотностью нового начальства своего бывшего сослуживца. Дело в том, что большинство из этих бумаг он требует не по своей личной инициативе, а по требованию коллег из другой компании. Тем, по сути, все равно – как и каким образом гражданин будет «добывать» эти бумаги. Главное, чтобы они в конечном итоге оказались у них на руках.
Совет бухгалтеру: Для того, чтобы избежать лишних недоразумений, можно постараться решить вопрос на месте. Если сотрудник запрашивает у вас локальный акт, который напрямую не касается его деятельности, то можно вместе позвонить его новому работодателю и «популярно» объяснить, что текущее требование не отвечает предписаниям ТК РФ. Должно помочь, т.к. неграмотные или просто «ушлые» специалисты едва ли могут парировать вам, если делать сноски на конкретные статьи трудового законодательства. Да и нервы, хоть и бывшего работника, тоже стоит пожалеть. Обычно он ни в чем не виноват.
Правила поведения пользователей на сайте
Так-то оно так, однако, редко можно встретить сотрудника, который запросит необходимые для него документы и будет готов ждать их целую неделю. Обычно они требуют бумаги здесь и сейчас, и бухгалтеру вновь приходится объяснять, что существует регламент сроков выдачи каждого вида документа. Ниже приведем перечень основных справок и выписок, а также информацию о том, не позднее какого времени они должны быть переданы сотруднику (даже уволенному):
-
Копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу; копия трудовой книжки; справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца; копии любой записи, содержащей персональные данные работника – выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момент обращения;
-
Приказ об увольнении можно также выдать в последний рабочий день сотрудника или также не позднее 3-х рабочих дней;
-
Экземпляр о приеме на работу тоже не позднее 3-х рабочих дней, но лучше его выдать непосредственно в день приема на работу;
-
Расчетный лист выдается в день выплаты заработной платы;
-
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, выдается в последний день работы или после увольнения – не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления работника;
-
Копия сведений, направленных в ПФР, выдается одновременно с их подачей в профильное ведомство;
-
Копия индивидуальных сведений о работнике и сведений о его трудовом стаже за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, представленных в ПФР, выдается работнику в недельный срок с даты приема территориальным отделением ПФР формы СЗВ-К.
Сотрудники увольняются по разным причинам – кто-то и по собственному желанию, а кого-то увольняют и «по статье». Ввиду этого важно понимать, с каким настроением к вам может прийти уже бывший работник. Вы не имеете права ему отказать, если он запросит следующие бумаги:
-
Трудовую книжку;
-
Справку 2-НДФЛ;
-
Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М;
-
Справку о среднем заработке за последние 3 месяца работы;
-
Медицинскую книжку (если таковая предусмотрена);
-
Раздел 3 единого расчета по взносам;
-
Выписка из СЗВ-СТАЖ.
Какие-то дополнительные бумаги или копии документов могут быть выданы сотруднику только после предварительного согласования. В частности, речь идет вышеупомянутых «кусочках» из штатного расписания и прочих локальных актов, касающихся непосредственной деятельности работника.
Как мы видим из большинства требований, предъявляемых к выдаче документов, в большинстве случаев речь идет именно об их копиях. Часто случается так, что сотруднику нужен не один документ, а целый пакет. В этих случаях сотруднику рекомендуется написать соответствующее заявление, где по пунктам должны быть указаны справки и выписки, которые сотрудник запрашивает. Правило оформления копий документов отображены в документе 19-летней давности, а именно в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. Согласно тексту Стандарта, копией будет являться в интерпретированной форме, дубликат, полностью отображающий внешние признаки исходного документа. Просто сделать распечатку из 1С или ксерокопию будет недостаточно. Юридическую силу этому дубликату добавляет печать организации и подпись ответственных лиц. Если уже после этого в адрес бухгалтерии последуют обвинения в виде «неподходящего» вида созданных дубликатов, то здесь можно вежливо сослаться на вышеуказанный ГОСТ, а далее «попросить» сотрудника или коллег из другой компании больше не предъявлять безосновательных требований, ибо все сделано по Закону.
Из описанного нами можно вычленить несколько формообразующих основ отношений между работником и работодателем, которые должны понимать обе стороны вопроса. В частности, речь идет о том, что без осознания прав и обязанностей, предписанных Трудовым Кодексом, а также элементарного уважения тяжело, к сожалению, избежать множества проблем и разногласий. Согласитесь, сотрудник, особенно уволенный, не стал бы обращаться к вам с требованием предоставить те или иные документы, если бы знал наверняка, что они ему не пригодятся ни на текущий момент времени, ни в последующем. Во многом, эта потребность в документах является необходимостью для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же для того, чтобы отправить ребенка в детский сад. Постарайтесь не воспринимать его запросы в штыки, но и себя в обиду не давайте. А в этом помимо вежливости поможет еще и знание основ кадрового делопроизводства.
Документы о противодействии коррупции
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |