Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации. По состоянию на 31 декабря текущего года 94-й счёт должен быть закрыт с нулевым сальдо. То есть итоговая инвентаризация должна проводиться до закрытия отчётного года.
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Списание сумм недостач на виновное лицо
Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества, списываются на виновное лицо в следующих случаях:
если виновное лицо несет полную материальную ответственность за сохранность товарно — материальных ценностей и активов;
если работник признан виновным по решению суда.
Сумма недостач ценностей, учтенная по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списывается на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Определение размера ущерба, причиненного организации, осуществляется на основании ст.121.3 КЗоТ РФ по фактическим потерям, на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа по установленным нормам.
Для предприятий торговли и общественного питания размер ущерба, причиненного недостачей продукции и товаров, определяется по ценам, установленным для продажи этой продукции и товаров (ст.121.3 КЗоТ РФ).
Согласно ст.15 ГК РФ лицо, которому причинен ущерб, вправе требовать возмещения убытков и упущенной выгоды. Недостача ценностей, с одной стороны, явилась причиной того, что организация не получила доход от оборота ценностей, а с другой — обусловила возникновение дополнительных расходов на приобретение недостающих ценностей. Это означает, что по решению руководителя организации недостача с виновного лица может быть взыскана не по фактической себестоимости недостающих ценностей, а по рыночным (для организаций торговли — продажным) ценам, по которым эти ценности будут вновь приобретены. Данный порядок определения суммы ущерба закрепляет ст.121.3 КЗоТ РФ, на основании которой при недостаче материальных ценностей ущерб определяется по ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба.
Недостача товара или материальных ценностей в результате хищения (кражи) по вине работников
В результате недостачи по вине работника, последний обязательно будет привлечен к ответственности. Данный процесс регулируется законодательными актами. Схема определения нанесенного ущерба:
- Создание расследующей комиссии;
- Проверка всех активов организации (инвентаризация);
- Выяснение обстоятельств появления недостачи;
- Получение от виновного задокументированного объяснения;
- При необходимости составляется акт про отказ письменных объяснений.
Бухгалтерские проводки по учету недостачи в результате кражи указаны в таблице:
| Счетная корреспонденция | Название операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 10 | 10 | Списание недостающего товара |
| 73 | 94 | Отнесение суммы недостачи на счет виновного лица |
| 73 | 98 | Отражение разницы суммы взыскания и балансовой стоимости недостающих ценностей |
Нужно учитывать, что если вы обнаружили недостачу более месяца назад и сумма нанесенного работником в результате хищения более одной целой среднемесячной заработной платы, работодатель имеет право обратиться в суд, целью которого будет полное возмещение недостачи.
При обнаружении несоответствий специальная комиссия вносит всю фактическую информацию в бланки описи товаров, включая недостающие объекты, а также переизбытки. После передачи акта руководителю организации, материально ответственные работники должны предоставить объяснительные записки и иные документы, в которых указывается причины недостачи и излишков, а также обстоятельства утери объектов инвентаризации.
В соответствии с полученными объяснениями руководство организации принимает решение о списании имеющейся недостачи в качестве издержек, либо о назначении материально ответственного лица ответственным за причинение ущерба предприятию для дальнейшего возмещения убытков.
При определении обязательств по возмещению, руководитель организации или иные уполномоченные лица готовят пакет документов, в соответствии с которым виновному работнику будет назначено наказание и обязанность по возмещению убытков. Если расхождение фактического количества товара с номинальным произошло по вине третьих лиц, которых не удалось установить, то руководитель выносит приказ о списании ущерба в качестве трудовых издержек производства.
Совет 6. Взыскивайте ущерб во внесудебном порядке, только если это разрешено законом
Если руководитель по итогам проверки решил взыскать ущерб, то необходимо еще раз перепроверить, как именно это сделать в законном порядке.
Обратите внимание: ТК РФ не обязывает работодателя взыскивать материальной ущерб с работника. Может быть работник уже увольняется, а руководству не хочется тратить на разбирательства время и силы…
Если же руководитель компании принял решение о привлечении работника к материальной ответственности и взыскании ущерба, то такое решение обязательно должно быть оформлено приказом. В этом приказе сначала следует указать о решении привлечь работка к материальной ответственности, а следующим пунктом указать на решение взыскать причиненный материальный ущерб. Такой приказ может быть сделан не позднее одного месяца со дня установления размера причиненного ущерба (ст. 248 ТК РФ).
Работника необходимо ознакомить с приказом под роспись. Если работник откажется знакомиться с приказом о привлечении, то следует составить соответствующий акт.
После этого действия работодателя могут быть различными в зависимости от ситуации:
1. Работник раскаивается и согласен возместитель ущерб. Отлично! Он может внести деньги в кассу или перечислить их на счет компании. Иногда работники обращаются к работодателю с просьбой взыскать суммы ущерба из заработной платы. При этом можно обсудить возращение суммы по частям, а в случае если работник увольняется, лучше составить письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).
2. Работник не признает свою вину и не согласен возместить ущерб. Но размер ущерба не превышает его среднего месячного заработка и срок взыскания (один месяц со дня установления размера) не истек. Несмотря на несогласие работника, работодатель может взыскать сумму ущерба самостоятельно (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В таком случае в приказе о взыскании дайте поручение главному бухгалтеру удержать ущерб из зарплаты работника. При этом взыскание не должно превышать 29% от заработка работника в месяц (ст. 138 ТК РФ). Поэтому для полного взыскания (если ущерб равен среднему заработку) потребуется пять месяцев.
Перед этим еще раз перепроверьте, предприняты ли все меры, указанные выше? Ведь работник может пойти в суд, и тогда все эти мероприятия будет проверять суд. Если договор о материальной ответственности не заключался, инвентаризации не проводились, проверка по факту ущерба не проведена, вряд ли стоит рисковать – суд встанет на сторону работника.
3. Работник не согласен возместить ущерб в размере среднего месячного заработка, и срок взыскания истек. Или работник не согласен возместить вред при ущербе свыше среднего месячного заработка (вне зависимости от сроков). В этом случае взыскать ущерб можно только в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 ТК РФ) в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Но придется готовить документы в суд, так как взыскивать с работника без решения суда в таких случаях крайне рискованно. Работник, скорее всего, обратится в суд – и суд подтвердит его правоту.
Что делать, если виновных нет?
Если виновные лица не установлены, либо нехватка вызвана физико-химическими свойствами продукта (естественная убыль), обстоятельствами непреодолимей силы или иными объективными причинами, происходит списание недостачи при инвентаризации. Оно также оформляется письменным распоряжением директора, в котором должно быть указано точное количество и стоимость относимых на затраты или за счет прибыли материалов и ценностей.
Суммы в пределах естественной убыли относятся на производственные затраты, а сверх нее списываются на убытки компании (за счет чистой прибыли).
Также возможно, что недостача вызвана недопоставкой материалов от поставщика. В этом случае при наличии неопровержимых доказательств в его адрес выставляется претензия.
Недостачи, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов
Методических указаниях по учету МПЗ[1] учету недостач, обнаруженных при приемке материалов, посвящен разд. II, в котором, в частности, сказано следующее. Недостачи, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в таком порядке:
– сумма недостач в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих материалов на договорную (продажную) цену поставщика. При этом другие суммы, в том числе транспортные расходы и НДС, не учитываются. Сумма недостач списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие материалы списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов;
– недостачи материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.
ВРЕЗ: Потери от недостачи материалов в пути в пределах установленных норм естественной убыли включаются в фактическую себестоимость строительных материалов (Письмо Минфина СССР от 30.04.1974 № 103 «Об основных положениях по учету материалов на предприятиях и стройках»).
При этом в фактическую себестоимость включаются:
– стоимость недостающих материалов, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без НДС);
– сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без НДС);
– сумма НДС, относящаяся к основной стоимости недостающих материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.
Фактическая себестоимость недостач сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика). При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, транспортно-заготовительных расходов и НДС, которые включены в фактическую себестоимость недостачи и порчи.
Если к моменту обнаружения недостачи расчеты с поставщиком не были произведены, то оплата осуществляется за вычетом стоимости недостающих по вине поставщика материалов. В этом случае неоплаченные суммы на счете учета расчетов по претензиям не отражаются.
При отсутствии оснований для предъявления претензии и (или) иска (например, в случаях стихийных бедствий), а также в случаях, когда иск покупателя к поставщику и (или) транспортной организации судом не удовлетворен (полностью или частично), такие суммы недостач списываются покупателем на счет «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на финансовые результаты.
При проведении инвентаризации на складах организации комиссия может выявить недостачу материалов. Недостача может возникнуть из за естественных физико-химических процессов материалов: усушка, утруска, распыление, утечка, разлив и т.д. Понятие естественной убыли зафиксировано в Методических рекомендациях по разработке норм естественной убыли, утвержденных приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 № 95
Принимаемые недостачи в пределах норм естественной убыли закреплены в ведомственных актах на каждую группу товаров. Например: Лекарственные препараты : Приказом Минздрава России от 20 июля 2001 года №284 «Об утверждении норм естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности», торговля и общепит: Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 № 252.
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Как списать недостачу за счет чистой прибыли
Чистая прибыль — это конечный финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Ее показатель формируется на счете 99 «Прибыль и убытки» и заключительными оборотами в конце года списывается в кредит счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) ». Нераспределенная прибыль может использоваться для покрытия убытков (например, при обнаружении недостачи). Однако принять решение о такой форме использования прибыли могут только собственники компании.
О том, куда можно направить чистую прибыль компании, рассказывает эта публикация.
Если собственники примут такое решение, проводки при списании недостачи за счет чистой прибыли не будут затрагивать счета 99 и 84. Операция по списанию недостачи в бухгалтерском учете будет отражаться корреспонденцией счетов Дт 91.2 Кт 94. Такое списание недостачи приводит к появлению расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, так как при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль эта сумма участвовать не будет. В результате на счетах бухучета необходимо отразить постоянное налоговое обязательство.
Внимание! Подсказка от «КонсультантПлюс»: Есть позиция Минфина России, согласно которой если виновные не выявлены, то документом, подтверждающим право включить убытки от хищений в расходы, является … (читать подробнее).
О видах расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом узнайте из этого материала.
Излишки при инвентаризации: проводки
Если в ходе ревизии были выявлены неучтенные материальные ценности, которые принято называть излишками, их необходимо поставить на учет или оприходовать. Сделать это бухгалтер должен по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Коммерческие организации относят эту сумму на финансовые результаты, а некоммерческие увеличивают на нее доходы. Для этих целей используется пассивный синтетический счет 91-1 «Прочие доходы». Для того чтобы правильно отобразить в учете излишки, проводки мы собрали в одну таблицу.
| Вид оприходуемых ценностей | Дебет | Кредит |
| Денежные средства в кассе | 50 «Касса» | 91-1 «Прочие доходы» |
| Основные средства | 08 «Вложения во внеоборотные активы» | 91-1 «Прочие доходы» |
| Материалы | 10 «Материалы» | 91-1 «Прочие доходы» |
| Товары | 41 «Товары» | 91-1 «Прочие доходы» |
Для аналитики используются субсчета, бухгалтерские справки и другие документы. Основные средства, поставленные на учет таким способом, подлежат амортизации в обычном порядке.
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схемуДт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:Дт 91/2 Кт 94.